Как оформить дубликат трудовой книжки при утере

Как оформить дубликат трудовой книжки при утере

Трудовая книжка – основной документ работника. В ней делаются записи о месте работы при приеме, переводах, причинах увольнения, поощрениях и взысканиях в виде увольнения, а при первом заполнении – ещё и об образовании и месте учёбы.

По смыслу законодательства, книжка заводится один раз и на всю жизнь. Однако возможны ситуации, когда приходится вместо оригинального документа заводить дубликат.

Разберёмся же, в каких ситуациях это требуется, как оформить дубликат трудовой книжки, а также на основании чего будут делаться записи в дубликате.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер. 

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону +7 (499) 938-47-92. Это быстро и бесплатно!

Скрыть содержание

Когда выдается дубликат?

Как оформить дубликат трудовой книжки при утере

Причины здесь могут быть самые разные:

  • книжка утеряна по вине самого работника;
  • утрачена по вине работодателя или в результате обстоятельств непреодолимой силы (пожар, наводнение, землетрясение, массовые беспорядки и т. д.);
  • она пришла в негодность и не может быть использована дальше;
  • в книжку внесены записи об увольнении или переводе, признанные недействительными;
  • признаны недействительными записи о привлечении работника к уголовной ответственности.

Мы специально разделяем эти причины, поскольку в зависимости от них процедура выдачи и заполнения дубликата будет немного отличаться.

Кто его выдает?

Обычно трудовая книжка бывает на руках у работника лишь в одном случае – когда он ещё не принят на новую работу. Во всё остальное время она должна храниться в отделе кадров у работодателя. Следовательно, сведения, необходимые для дубликата, можно получить лишь по старому месту работы.

Заполнение дубликата трудовой книжки при утере — это достаточно просто: при оформлении на каждого нового сотрудника заводится личная карточка по форме Т-2. В неё заносятся все сведения о работнике, включая информацию о прошлых местах трудовой деятельности – и эти записи делаются как раз на основании трудовой книжки.

  • Личная карточка форма Т-2
  • Эти карточки хранятся в отделе кадров 1 год после увольнения, а затем должны быть переданы уже в архив предприятия, где срок их хранения установлен законом в размере 75 лет.
  • Таким образом, работник, утративший трудовую или приведший её в негодность, должен просто вспомнить, где он раньше работал, и обратиться туда с заявлением о выдаче дубликата книжки.
  • Образец заявления о выдаче дубликата трудовой книжки

Если сотрудник еще не уволился

  1. Однако из этого порядка есть одно исключение.
  2. Как оформить дубликат трудовой книжки при утереВ некоторых случаях работнику, ещё не подавшему заявление об увольнении, трудовая может быть временно выдана на руки.
  3. Как правило это касается работников, оформляющих получение пенсии, но не увольняющихся при этом.
  4. Дело в том, что хотя в ПФР и должны принимать копии, заверенные предприятием, иногда они продолжают требовать оригинал или нотариально удостоверенную копию.

Работодатель не обязан выдавать трудовую до момента увольнения, но может пойти навстречу работнику и выдать ему документ на руки, предварительно оформив расписку о получении документа сотрудником. Сам же работник, к сожалению, может утратить или повредить книжку.

  • В этом случае дубликат ему придётся получать по действующему, а не прошлому месту работы на основании записей в личной карточке.
  • Следует отметить, что во избежание подобных случаев специалисты по кадровому делу и трудовому праву рекомендуют внести в должностные инструкции работников или правила внутреннего распорядка на предприятии указание на то, что работник несёт дисциплинарную ответственность за сохранность временно выданной трудовой книжки.
  • Ответственность должна быть как минимум в размере стоимости бланка трудовой книжки, выдаваемой в виде дубликата.

Как выписать?

Чтобы получить дубликат, работник должен подать заявление прежнему (или действующему) работодателю. Законодательством установлен срок восстановления – 15 дней.

Сам же работодатель выписывает новую книжку в соответствии с правилами ведения трудовых книжек. Для этого он должен в установленном порядке приобрести бланк трудовой и при необходимости вкладыша к ней.

Заполнение бланков, принесённых самим работником, сейчас не допускается. Работодатели должны закупать бланки либо прямо на Гознаке, либо у уполномоченных поставщиков.

Следует отметить, что выдача трудовой книжки – услуга платная. Правительством РФ установлено, что работник должен оплачивать выдачу ему как первой трудовой (если он впервые начинает трудиться), так и дубликата.

Исключениями являются следующие случаи:

  • если трудовая утрачена работодателем;
  • если внесена запись об увольнении, переводе или судимости, признанная судом недействительной;
  • если произошла массовая потеря трудовых книжек в результате пожара, стихийного бедствия или других факторов, не зависящих от воли работника или работодателя.

В этих случаях бланки документов для выдачи трудовой закупаются за счёт работодателя.

Оформление

Как оформить дубликат трудовой книжки при утере

  1. Единственной разницей будет то, что дубликат заполняется на основании сведений, содержащихся в личной карточке работника.
  2. В остальном применяются те же нормы законодательства, что и при обычном заполнении этого документа.
  3. Однако есть некоторые особые требования, установленные именно для дубликатов:
  1. При заполнении дубликата первой должна идти запись о суммарном трудовом стаже на момент выдачи документа. Записи об образовании, местах работы, переводах и увольнении вносятся лишь после этого.
  2. В дубликат вносятся лишь те сведения, которые надёжно подтверждены документами. При отсутствии документального основания работодатель имеет право не вносить некоторые записи о местах работы или переводах.
  3. Работник обязан помочь работодателю в заполнении дубликата книжки. Обязанность эта выражается в получении недостающих документов, подтверждающих стаж и условия работы.

Образец заполнения дубликата трудовой книжки при утере

Пример оформления дубликата трудовой книжки:

Как оформить дубликат трудовой книжки при утере

Что делать при массовой утрате?

В том случае, если работодатель массово утратил трудовые книжки своих работников, он обязан за свой счёт их восстановить. Поскольку же обычно вместе с трудовыми в результате катастрофы или других схожих обстоятельств утрачиваются и другие документы, порядок заполнения дубликатов здесь будет отличаться.

Прежде всего, должна быть создана комиссия, которая будет заниматься установлением трудового стажа. Она создается распоряжением администрации (правительства) субъекта РФ, где произошла утрата. В комиссию включаются представители работодателей, профессиональных союзов или иных организаций работников, а также члены всех других заинтересованных организаций.

Комиссия на основании документов, уцелевших у работодателя, а также полученных из архивов и от других работодателей. Работники имеют право предоставлять справки, выписки и другую документацию, сохранившуюся у них.

В тех случаях, когда документов нет, стаж и место работы могут быть установлены на основании свидетельских показаний – но в этом случае требуется, чтобы подтверждение пришло от двух или более других человек, знающих работника.

После того, как комиссия окончила работу, она составляет акт. В этом акте указываются имена работников, их стаж, профессии и другие сведения, которые удалось восстановить. На основании данных из этого акта работодатель заполняет и выдаёт работникам дубликаты книжек.

В том случае, если работник не согласен с мнением членов комиссии и составленным актом, он имеет право обратиться в суд и уже там доказывать сведения о страже, времени и месте своей прошлой работы.

Заключение

Таким образом, на вопрос как сделать дубликат трудовой книжки, можно ответить, что в оформлении и получении дубликата трудовой книжки нет ничего сверхсложного. Единственный случай, когда потребуется участие лиц со стороны – это массовая утрата книжек, однако она происходит достаточно редко.

Главное, что должен помнить работодатель в связи с данным вопросом:

Трудовые книжки и их бланки – это документы строгой отчётности. Ответственность за их хранение и выдачу несёт работодатель – за исключением случаев, когда утрата или повреждение произошли по вине самого владельца трудовой книжки.

Принимать бланки от работника категорически нельзя! Специально обращаем на это внимание, поскольку это нарушение достаточно распространено. Строго говоря, бланки и в магазинах канцтоваров продаваться не должны.

Срок на выдачу дубликата – 15 дней кроме случаев, когда восстановление данных производится через комиссию. Работник обязан подтверждать отсутствующие сведения своими документами. Как заполнить дубликат трудовой книжки? В него нужно вносить лишь те записи, которые уже документально подтверждены.

Показания свидетелей принимают суд и комиссия по восстановлению. Сам же работодатель, если не произошло чрезвычайной ситуации, свидетелей слушать не только не обязан, но и не вправе.

  • Надеемся, что теперь вы точно знаете, как правильно заполнить дубликат трудовой книжки по справкам и при утере, каковы правила заполнения дубликата трудовой книжки и как сделать нужные записи в дубликате трудовой книжки.
  • Смотрите на видео: как правильно оформить дубликат трудовой книжки.
  • Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему — позвоните прямо сейчас: 
  • +7 (499) 938-47-92 (Москва) 

Это быстро и бесплатно!

Источник: https://101million.com/dokumenty/trudovaya-knizhka/dublikat.html

Образец заполнения дубликата трудовой книжки при утере в 2020 году

Заполнение дубликата трудовой книжки в 2020 году при утере делайте на новом бланке трудовой. На титульном листе сделайте пометку, что это дубликат, а в сведения о работе сначала внесите общий стаж. Образец смотрите в статье.

Восстанавливают записи, как правило, в двух случаях – утрата трудовой работником или работодателем. В таком случае оформите дубликат документа и внесите в него записи о стаже и информацию о работе.

Дубликат трудовой книжки оформите сотруднику, если:

  • его трудовая книжка утеряна;
  • его трудовая книжка пришла в негодность (обгорела, порвана, испачкана и т. п.);
  • в его трудовую книжку внесена запись об увольнении или переводе, которая впоследствии признана недействительной. Рекомендации по оформлению дубликата трудовой книжки, читайте в Системе Главбух.

Так как же восстановить записи, если работник потерял трудовую книжку? При утере трудовой книжки сотрудник должен письменно об этом заявить по последнему месту работы (п.

31 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225). Работодатель обязан оформить сотруднику дубликат не позднее 15 дней со дня подачи заявления (п.

31 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225).

Обратите внимание, что к заявлению надо попросить предоставить документы с прежних мест работы, которые подтверждают периоды трудовой деятельности.

Читайте также:  Что такое социальная пенсия и кому она выплачивается?

Образец заявления на оформление дубликата трудовой в 2020 году

Как оформить дубликат трудовой книжки при утере

Правила заполнения дубликата трудовой книжки при утере в 2020 году

Порядок оформления дубликата зависит от того, кто потерял оригинал. Первый вариант: утеря трудовой по вине сотрудника.

Чтобы заполнить дубликат, попросите у работника документы с прежних мест работы, подтверждающие периоды трудовой деятельности. Причем помните, что вы должны оказать содействие сотруднику в получении документов, подтверждающих стаж его прошлой работы.

 Что делать, если сотрудник представил документы, в которых не хватает сведений о стаже его работы, смотрите в Системе Главбух.

Второй вариант: по вине работодателя в результате чрезвычайной ситуации. Например, произошла массовая утеря трудовых книжек из-за экологических или техногенных катастроф или стихийных бедствий.

В таком случае надо созвать специальную комиссию, которая установит трудовой стаж сотрудников. Комиссию создают органы исполнительной власти субъектов РФ.

В состав включают как представителей работодателя, так и профсоюзов, а также других заинтересованных организаций.

«Факт работы, сведения о профессии (должности), периоды работы при массовой утере трудовых работодателем комиссия определяет на основании документов, имеющихся у сотрудников (например, справки, профсоюзный билет, расчетная книжка и т. п.). При этом комиссия должна выполнить ряд действий. Подробнее смотрите в статье Системы Главбух.

Далее действуют общие правила оформления дубликата. 

Оформляя дубликат трудовой, внесите в него следующие сведения:

  • об общем и (или) непрерывном стаже работы сотрудника до поступления в данную компанию, подтвержденном соответствующими документами;
  • сведения о работе и награждении (поощрении), которые вносились в трудовую книжку по последнему месту работы.

Документ оформляют на новом чистом бланке трудовой книжки. На титульном листе в правом верхнем углу напишите слово «Дубликат». Затем на основании представленных сотрудником документов заполните титульный лист. Вносимые данные должны соответствовать информации о сотруднике на день заполнения дубликата.

Редакция журнала «Главбух» рекомендует:

Мы подготовили для вас подборку образцов записей в трудовой книжке о приеме, увольнении и переводе работников в другой отдел или компанию. 10 ситуаций — 10 образцов, смотрите их в журнале «Главбух».

В разделе «Сведения о работе» (графа 3) отразите общий и (или) непрерывный трудовой стаж, который имел сотрудник до поступления в организацию. Общий стаж запишите суммарно: просто укажите количество лет, месяцев, дней без уточнения организации, периодов работы и должности сотрудника. А затем стаж распишите по периодам. Как внести сведения о работе >>

После заполнения раздела «Сведения о работе» внизу на листе свои подписи должны поставить сотрудник, ответственный за ведение кадрового учета, и владелец трудовой книжки. Записи заверяются печатью, если работодатель не отказался от нее.

Образец заполнения титульного листа дубликата трудовой книжки при утере в 2020 году

Как оформить дубликат трудовой книжки при утере

Образец заполнения сведений о работе в дубликате трудовой книжки 

Как оформить дубликат трудовой книжки при утере

  • Дорогой коллега, а вы знаете, что ВТБ Банк позволяет юрлицам проводить операции прямо из бухгалтерской программы и оплачивать платежки до 23:00?
  • Откройте счет на специальных условиях — закажите звонок прямо сейчас!
  • Узнать подробности у специалиста

Дорогой коллега, подпишитесь и получите дополнительный месяц доступа к журналу в подарок!

Узнать больше

На все ваши вопросы с радостью ответят по телефону 8 (800) 505-87-17.

Как оформить дубликат трудовой книжки при утере

Источник: https://www.glavbukh.ru/art/83866-obrazets-zapolneniya-dublikata-trudovoy-knijki-pri-utere-v-2020-godu

Дубликат трудовой книжки: образец заполнения в 2020 году

Если трудовая книжка утеряна или пришла в негодность, то ее необходимо восстановить. Новый документ будет иметь такую же юридическую силу, но на нем уже будет стоять пометка о том, что это дубликат.

В каких ситуациях возможна выдача дубликата

Дубликат трудовой книжки заполняется в следующих случаях:

  1. Утеря трудовой книжки владельцем или работодателем, в том числе и массовая утрата трудовых в силу чрезвычайных обстоятельств.
  2. Трудовая книжка пришла в негодность и ей нельзя пользоваться (порвана, обожжена, залита водой и т. д.).
  3. В трудовую внесена ошибочная запись либо запись которую признали недействительной по решению судебных органов. В данной ситуации дубликат оформляется, только если этого требует владелец книжки.

В законодательстве сказано, что в случае утери книжки человек должен обратиться к последнему (действующему) работодателю и написать заявление о выдаче дубликата. Но вместе с тем нормативные акты не содержат указаний на то, что работник понесет наказание, если не будет восстанавливать трудовую, а просто заведет новый бланк.

Документы для указания записей о стаже

Все сведения вносятся в дубликат только на основании должным образом оформленных документов, которые доказывают тот или иной период работы.

К таким документам можно отнести:

  1. Справки и выписки из приказов от предыдущих работодателей, у которых работник трудился.
  2. Справки из государственных учреждений, которые могут подтверждать стаж (архив, Пенсионный фонд).
  3. Решения суда о восстановлении стажа работы.

Как оформить дубликат трудовой книжки при утере

Если на какой-то из периодов работы нет доказательных документов, то его не вносят в дубликат. Также нельзя вносить сведения о работе на основании показаний свидетелей.

Образец заявления на выдачу дубликата

Если трудовая книжка утеряна по вине владельца, то есть, в момент, когда она находилась у него на руках, ему нужно обратиться к прежнему работодателю и написать заявление с просьбой восстановить документ.

Пример текста заявления может выглядеть следующим образом: «Прошу оформить мне дубликат трудовой книжки в связи с утерей оригинала документа».

  Оформление вкладыша в трудовую книжку

Как оформить дубликат трудовой книжки при утере

В случае когда работник хочет получить дубликат взамен трудовой, в которую внесена неверная запись, он пишет заявление в организацию, которая сделала эту запись. Как правило, это текущий работодатель.

Как заполняется документ

Дубликат оформляют на обычном бланке трудовой книжки. Лицевая часть заполняется также, с одной лишь разницей: вверху страницы делается пометка о том, что это дубликат.Как оформить дубликат трудовой книжки при утере

Многие работодатели делают запись на форзаце дубликата о том, когда он выдан и какую книжку заменил (серия и номер). Но в законодательстве нет такого требования относительно дубликатов. Данные сведения должны вноситься непосредственно в заменяемую трудовую в том случае, когда причиной замены выступает наличие в ней неправильной (признанной недействительной) записи.

Какова последовательность действий для оформления дубликата

Для того чтобы получить дубликат трудовой нужно:

  1. Определить организацию, которая должна этим заниматься. Если человек официально трудоустроен на момент утери, то этим занимается текущий работодатель. В остальных случаях эта обязанность ложится на последнего работодателя, в случае его ликвидации на последнего действующего работодателя.
  2. Написать заявление об оформлении и выдаче дубликата.
  3. Собрать все подтверждающие документы. Сбором документов занимается сторона, виновная в утере книжки, но при этом законодатель обязывает работодателя оказывать работнику содействие в сборе документов.

  Образец заполнения трудовой книжки в 2020 году

После того как собраны все документы заполняется сам дубликат трудовой.

Какие сведения заносятся в бланк

Как уже было сказано выше, лицевая часть заполняется так же, как и в трудовой книжке. Поэтому дубликат трудовой книжки, образец заполнения 2020 года будет отличаться от трудовой только надписью «Дубликат», сделанной в правом верхнем углу. В других разделах записи будут иметь незначительные отличия.

Стаж

В первую очередь пишут полный рабочий стаж, который подтвержден документально. В этой записи указывают суммарное количество лет, месяцев и дней работы (числом и прописью). Не нужно указывать работодателей и должности, на которых работал человек.

После этого перечисляют все места работы, о которых есть сведения.

Также вносятся сведения о переводе, если есть соответствующие документы.

Места работы

Места работы заполняют в хронологическом порядке начиная с самого дальнего по времени, то есть в таком порядке, в каком они были внесены в утерянной книжке.

При этом наименование организации не выносится шапкой до записи о приеме на работу. Запись будет выглядеть следующим образом: «Принята в Общество с ограниченной ответственностью „Крокус“ на должность бухгалтера».

Далее следует запись об увольнении.

Таким образом, перечисляются все места работы, кроме того, на котором оформляется дубликат. Соответственно период работы у этого работодателя не вносится и в общий трудовой стаж, указанный в первой строке.

Запись о работе в организации, которая выписывает дубликат, вносится по правилам, предусмотренным для обычной трудовой книжки.

После этого все записи заверяются печатью организации и подписью ответственного лица.

Все оригиналы документов, подтверждающих стаж, возвращаются работнику.

Сроки выдачи

В законодательстве сказано, что работодатель должен оформить дубликат в течение 15 дней с момента получения заявления, но на практике это не всегда возможно, особенно если работник сменил много мест работы. В такой срок очень сложно успеть оформить все запросы и получить ответы.

Для того чтобы соблюсти этот срок хотя бы формально, можно договориться с работником, что он проставит дату в заявлении, только после того, как будут собраны все документы.

Какая плата взимается за выдачу документа

В случае если трудовая утеряна по вине работника, он должен оплатить стоимость нового бланка трудовой книжки. Во всех остальных случаях (утеря по вине работодателя, массовая утрата по вине сторонних обстоятельств и т. д.) расходы на приобретение бланка ложатся на работодателя.

Законодательная база

Источник: https://truddogovor.ru/oformlenie-dublikata-trudovoj-knizhki-poryadok-zapolneniya-v-2019-godu/

Практические рекомендации, как оформить дубликат трудовой книжки при ее утере

Иногда случаются такие непредвиденные ситуации, когда сотрудники отдела кадров выдают трудовую книжку работника на руки (под расписку либо в день увольнения), а работник ее теряет.

Бывает, что сам работодатель в силу определенных причин, не зависящих от его воли, потерял некоторое количество трудовых книжек.

В этой связи возникает объективный вопрос, что нужно делать, к кому обращаться за помощью, как оформить дубликат трудовой книжки после её утери, а также какие именно записи подлежат внесению в дубликат.

Как оформить дубликат трудовой книжки при утере

Содержание дубликата трудовой книжки

Дубликат должен включать следующие сведения:

  1. Общая информация о личности сотрудника (фамилия, имя, отчество сотрудника, день, месяц и год его рождения, полученное образование с отражением специальности или специализации, а также квалификационных характеристик и т.д.).
  2. Основная информация о профессиональном стаже сотрудника, накопленного им в течение жизни и до момента поступления к данному работодателю.
  3. Информация о работе, свидетельствующая о функциональных обязанностях, а также различных награждениях и поощрениях за трудовую деятельность, которые были записаны на предыдущем рабочем месте.

Особо следует подчеркнуть тот факт, что стаж трудовой деятельности учитывается комплексно без указания наименования организации, должностей и периодов. Иными словами, в дубликат по общим правилам вписывается общее количество рабочих лет, месяцев и дней.

Каждая вносимая в дубликат запись должна быть произведена на основании подтверждающих документов. К таким документам можно отнести следующие:

  • трудовой договор}
  • выписки из лицевого счета}
  • грамоты}
  • личное дело или карточка}
  • ордена}
  • соответствующие справки и т.д.

Чтобы доказать свою трудовую деятельность, работник должен предоставить работодателю или сотруднику отдела кадров оригиналы имеющихся документов о своем профессиональном стаже для снятия копий.

После этого копии должны быть заверены в установленном порядке: на каждой странице с оттиском проставляется запись или штамп «Копия верна», подпись удостоверяющего с расшифровкой, печать и дата.

При этом правом заверить их обладает как сам руководитель предприятия, так и начальник или уполномоченный сотрудник отдела кадров. Затем оригиналы возвращаются их владельцу.

В том случае, если предоставленные документы не полностью раскрывают сведения о рабочих моментах в прошлом, то в дубликате отражаются только имеющиеся данные.

Читайте также:  Декретный отпуск при многоплодной беременности

Особенности оформления и выдачи дубликата трудовой книжки

Многие работники и работодатели не знают точно, надо ли писать заявление, чтобы сделать дубликат трудовой книжки при утере работником.

Законодательством, регламентирующим порядок ведения, заполнения и учета движения трудовых книжек, в том числе содержание записей в дубликатах, установлено, что дубликат выдается работодателем в течение 15 дней с того дня, когда работник подал письменное заявление об утере трудового документа.

Таким образом, для получения дубликата взамен утерянной трудовой книжки, обязательно нужно написать соответствующее заявление и представить его в отдел кадров или непосредственно работодателю.

Помимо заявления, написанного работником, в отдел кадров предоставляются все документы, которые прямо или косвенно подтверждают его трудовую деятельность. На основании этих документов воспроизводятся все необходимые записи, а именно:

  1. графа 1: ставится порядковый номер производимой записи}
  2. графа 2: отражаются дата зачисления на работу, а также дата увольнения из организации}
  3. графа 3: записываются наименование предприятия, в котором был трудоустроен работник, подразделение, а также вписывается должность, специальность, профессия и квалификационные характеристики} причина увольнения, а также возможный перевод работника в иное подразделение в рамках трудовой деятельности у одного и того же работодателя}
  4. графа 4: вносятся наименование документа, являющегося правовым основанием для совершения каждой записи, его порядковый номер и дата составления.

Как оформить дубликат трудовой книжки при утере

Трудовая книжка – это важный документ, за которым ведется строгое наблюдение и учет: выдавать на руки ее оригинал работодатель вправе только в день увольнения работника, что прописано в действующем законодательстве. Именно поэтому в книге учета движения данных документов необходимо сделать соответствующую пометку о том, что взамен оригинала выдан его дубликат.

Субъект, осуществляющий выдачу дубликата трудовой книжки

У лица, потерявшего трудовую книжку, может возникнуть мысль о том, кто выдает дубликат трудовой книжки при утере.

Это самый простой момент, который прямо прописан в законодательстве, в частности в части 32 Постановления Правительства Российской Федерации «О трудовых книжках».

На основании данной правовой нормы, работодатель в последнем рабочем месте человека, утратившего документ, должен выдать ему дубликат трудовой книжки. Причем срок, в течение которого должна быть произведена выдача, составляет максимум 15 дней.

Более сложный процесс выдачи дубликата связан с ситуацией, если работодатель массово утратил трудовые книжки своих сотрудников.

В этом случае создается специальная комиссия, в которую включаются представители разных работодателей, у которых были трудоустроены работники, члены профессиональных союзов, а также иные заинтересованные субъекты.

По результатам совещания комиссии выясняются все необходимые сведения, которые имеют непосредственное отношение к сути вопроса, и составляется акт. На основании этого акта работодатель выдает дубликаты трудовых книжек работникам.

Таким образом, в любом случае, выдача дубликата трудовой книжки при утере осуществляется работодателем только после того, как в него внесены все необходимые записи. Причем независимо от своего личного желания работодатель должен оказать возможное содействие лицу, утратившему трудовой документ.

  • Кадровое делопроизводство

Оцените публикацию

Источник: https://hr-portal.ru/article/prakticheskie-rekomendacii-kak-oformit-dublikat-trudovoy-knizhki-pri-ee-utere

Дубликат трудовой книжки: образец заполнения 2019 года

В статье:

  • Нормативная база: правила и инструкции
  • Кто должен восстанавливать документ — новый или прежний работодатель
  • Как долго оформляется документ
  • Пошаговая инструкция для кадровика
  • Что будет, если спустя некоторое время утерянный оригинал найдется
  • Скачайте комплект документов по теме:
  • Пример оформления при утере оригиналаИспользуйте готовый образец
  • Пример оформления, если оригинал испортилсяИспользуйте готовый образец
  • Заявление на выдачу дубликатаИспользуйте готовый образец

Определение

Трудовой книжкой называют персональный документ, подтверждающий информацию об официальном трудоустройстве и производственном стаже гражданина.

Вся информация об этом документе изложена в ст. 66 Трудового кодекса. Бланк трудовой должен отражать следующую информацию о работнике:

  1. Личные данные.
  2. Данные о выполняемой работе.
  3. Информацию о переводах, награждениях и увольнениях.
  4. Наименования документов, на которые ссылаются все действия.

Когда оформляется дубликат трудовой книжки, он должен соответствовать оригиналу и содержать всю ту информацию, которая была указана в первичном экземпляре.

Исключением могут являться случаи, когда в документе были указаны неверные данные или запись невозможно восстановить.

Как заполняется документ

Дубликат оформляют на обычном бланке трудовой книжки. Лицевая часть заполняется также, с одной лишь разницей: вверху страницы делается пометка о том, что это дубликат.

Многие работодатели делают запись на форзаце дубликата о том, когда он выдан и какую книжку заменил (серия и номер). Но в законодательстве нет такого требования относительно дубликатов. Данные сведения должны вноситься непосредственно в заменяемую трудовую в том случае, когда причиной замены выступает наличие в ней неправильной (признанной недействительной) записи.

Когда выдается

Дубликат книжки выдается, когда использование оригинала становится невозможным. К таким случаям относят:

  • утерю сотрудником;
  • утерю работодателем;
  • порчу документа;
  • внесение неверных данных, касающихся увольнения или перевода.

Каждый из пунктов имеет свои особенности.

Если оригинал отсутствует, вместо утерянной трудовой книжки выдается дубликат. Особенности выдачи заключаются в написании сотрудником заявления об оформлении дубликата, внесения оплаты за бланк трудовой, если документ утерян по вине сотрудника.

В некоторых случаях человек может заметить пропажу трудовой не сразу, а через некоторое время после увольнения и при попытке устроиться на новую работу.

Что делать, если «старый» работодатель не хочет оформлять дубликат, ссылаясь на давность увольнения? Законодательно не утверждены сроки давности по выдаче дубликатов трудовой.

Поэтому сотрудник должен настаивать на выдаче повторного документа или обратиться в суд.

Как оформить дубликат трудовой книжки, если оригинал пришел в негодность (сгорел, порвался, испачкался, намок)? Следует сделать запрос на последней работе с просьбой о выдаче повторного документа.

На титульном листе книжки должна стоять отметка, что это дубликат и стоять отметка о выдаче нового бланка.

В случае, когда записи в связи с порчей трудовой удалены или стерты, сотрудник должен предъявить документы, заверяющие трудовой стаж.

При утрате бланка трудовой работодателем рабочий стаж сотрудника может подтвердить комиссия. Ей необходимо предоставить документы или их копии, которые могут подтвердить сведения о профессии и местах работы. Если таковые документы отсутствуют, комиссия может составить акт, основанный на показаниях нескольких свидетелей, знающих достоверную информацию о трудоустройстве гражданина.

Другой способ — восстановление документа

Если пропажа обнаружена не сразу, на этапе очередного трудоустройства можно выбрать и другой, вполне легальный способ восстановления трудовой книжки — подать заявление о выдаче нового документа по новому месту работы.

Раньше такой возможности у работника не было, но сейчас она предусмотрена статьей 65 ТК РФ.

Работодатель не вправе отказать сотруднику и обязан завести ему трудовую книжку (не дубликат!), отразив в ней документально подкрепленный стаж работы.

  Как правильно уволить работника по инициативе работодателя

★ Подробнее читайте в статье: «Как восстановить трудовую книжку»

Оформление

Оформить дубликат трудовой книжки может любой гражданин, имеющий официальный трудовой стаж, вне зависимости от причин ее порчи или утери. Дубликат бланка трудовой является таким же официальным документом, обладающим юридической силой, как и сам оригинал документа.

Выдачей дубликатов может заниматься либо работодатель, либо лицо, уполномоченное на выдачу трудовых, вкладышей и дубликатов. Обычно это работник отдела кадров или бухгалтер. В редких случаях, секретарь (если компания маленькая).

Документы, которые необходимы для выдачи повторной трудовой книжки, предоставляются гражданином, но организация обязана всячески посодействовать в их получении.

Какова последовательность действий для оформления дубликата

Для того чтобы получить дубликат трудовой нужно:

  1. Определить организацию, которая должна этим заниматься. Если человек официально трудоустроен на момент утери, то этим занимается текущий работодатель. В остальных случаях эта обязанность ложится на последнего работодателя, в случае его ликвидации на последнего действующего работодателя.
  2. Написать заявление об оформлении и выдаче дубликата.
  3. Собрать все подтверждающие документы. Сбором документов занимается сторона, виновная в утере книжки, но при этом законодатель обязывает работодателя оказывать работнику содействие в сборе документов.

Стоимость

Согласно нормам ведения и хранения трудовых книжек, гражданин, утративший бланк трудовой, обязан сообщить об этом работодателю с последней работы. При этом руководитель организации должен выдать заявившему лицу дубликат трудовой не позже 15 дней после написания заявления.

По установленным законодательством нормам, за дубликат трудовой книжки, образец заполнения которого должен быть у руководителя или уполномоченного лица, организация имеет право взимать плату, соответствующую расходам на приобретение бланка повторного документа.

Плата не берется только в следующих случаях:

  • при утрате работодателем всех трудовых книжек в результате непредвиденных обстоятельств;
  • при неверном заполнении титульного листа;
  • при порче, случившейся не по вине сотрудника.

Следовательно, организация имеет право брать плату за предоставление дубликата с уже уволившегося сотрудника или если работник сам виноват в порче или утрате документа.

Что делать при массовой утрате?

В том случае, если работодатель массово утратил трудовые книжки своих работников, он обязан за свой счёт их восстановить. Поскольку же обычно вместе с трудовыми в результате катастрофы или других схожих обстоятельств утрачиваются и другие документы, порядок заполнения дубликатов здесь будет отличаться.

Прежде всего, должна быть создана комиссия, которая будет заниматься установлением трудового стажа. Она создается распоряжением администрации (правительства) субъекта РФ, где произошла утрата. В комиссию включаются представители работодателей, профессиональных союзов или иных организаций работников, а также члены всех других заинтересованных организаций.

Комиссия на основании документов, уцелевших у работодателя, а также полученных из архивов и от других работодателей. Работники имеют право предоставлять справки, выписки и другую документацию, сохранившуюся у них.

В тех случаях, когда документов нет, стаж и место работы могут быть установлены на основании свидетельских показаний – но в этом случае требуется, чтобы подтверждение пришло от двух или более других человек, знающих работника.

После того, как комиссия окончила работу, она составляет акт. В этом акте указываются имена работников, их стаж, профессии и другие сведения, которые удалось восстановить. На основании данных из этого акта работодатель заполняет и выдаёт работникам дубликаты книжек.

Читайте также:  Пенсия медицинским работникам за выслугу лет

В том случае, если работник не согласен с мнением членов комиссии и составленным актом, он имеет право обратиться в суд и уже там доказывать сведения о страже, времени и месте своей прошлой работы.

Алгоритм

Рассмотрим алгоритм того, как можно оформить дубликат трудовой книжки. При этом порядок оформления установлен законодательными нормами:

  1. Лицо, утратившее бланк трудовой, должно написать письменное заявление в последнюю организацию, где гражданин работал или работает.
  2. Организация по данному заявлению собирает сведения о трудовом стаже человека.
  3. Подписывается приказ о выдаче дубликата трудовой книжки.
  4. Бланк дубликата оформляется с учетом установленных правил, вносится информация, соответствующая оригиналу документа.
  5. Информация о выданном повторно документе заносится в журнал учета бланков трудовых.
  6. Готовый документ гражданин получает, поставив подпись в журнале о его получении.

Как правильно оформить дубликат трудовой книжки – образец:

При каких обстоятельствах требуется дубликат трудовой

Ниже представлен образец дубликата трудовой книжки.

Теперь же рассмотрим когда требуется взять дубликат и администрация не может препятствовать такому процессу.

При утере

Бывшим работникам производится выдача дубликата трудовой книжки в случае её потери.

Вся сложность в этой ситуации заключается в том, что перед глазами кадровика нет ни единого клочка предыдущего документа, а, значит, отобразить последние записи не удастся.

Поэтому целесообразно просить работодателя перед передачей бумаг в личное дело всё-таки делать копии имеющихся записей. Нелишним будет иметь копии подобных материалов и у себя.

При порче

Испорченная книга равносильна утраченной, потому также требует оформления дубликата трудовой книжки, при условии, что записи в имеющемся документе не читаемы, и он не может быть использован в будущем.

При массовой потере нанимателем

Несмотря на то, сам труженик потерял документацию, либо она утеряна работодателем, заниматься вопросом восстановления будет администрация. Наниматель несёт ответственность за полученную документацию, однако, по своей вине, либо же из-за обстоятельств, которые от него не зависят, может потерять материалы иногда даже не одного, а многих сотрудников.

Как поменять трудовую, если она закончилась

При окончании трудовой нет необходимости заводить дубликат, так как этот документ действителен, а нормативами предусмотрена возможность иметь только одну трудовую. В рассматриваемых обстоятельствах оформляют вкладыш, на который продолжают вносить все последующие записи.

Другие случаи

При внесении каких-то некорректных ведомостей о труженике либо информации, не имеющей к нему никакого отношения, трудовая подлежит замене на дубликат. То же самое касается случаев неправильной постановки печати. Замену осуществляет кадровик по последнему месту работы человека.

Документы

Чтобы получить дубликат трудовой, необходимо собрать и предоставить ряд документов, которые могли бы подтвердить трудовую деятельность гражданина. Если таковые отсутствуют, организация может обратиться в пенсионный фонд с запросом о том, какая деятельность велась и в какие периоды.

В случае массовой потери трудовых организация создает комиссию, которая будет выявлять рабочий стаж сотрудников путем запросов и обработки данных, исходя из предоставленной ими информации.

Как оформить дубликат трудовой книжки? Для начала следует написать заявление, где должны быть указаны:

  • причина утраты;
  • просьба о выдаче повторного документа;
  • дата составления, подпись гражданина.

Заявление может быть написано от руки или в печатном виде. Некоторые организации держат готовые бланки для написания подобных заявлений.

  1. Как оформить дубликат трудовой книжки – образец заявления:
  2. После одобрения и принятия заявления руководитель организации должен издать приказ о выдаче дубликата.
  3. Приказ должен:
  • содержать номер;
  • содержать основные тезисы, закрепляющие основание для выдачи дубликата;
  • издаваться только в печатном виде;
  • передаваться на ознакомление лицу, запросившему дубликат;
  • иметь подпись гражданина, которому выдается дубликат.

Если вышеперечисленные требования не соблюдаются, выдача дубликата трудовой считается недействительной.

Чтобы подтвердить рабочий стаж, во внимание принимаются следующие документы:

  1. Личное дело.
  2. Приказы о принятии на работу, переводе, увольнении.
  3. Удостоверения гражданина.
  4. Трудовые договора.
  5. Расчетная книжка.

Документы для указания записей о стаже

Допускается подтверждение занятости документами в виде договоров, соглашений, приказов. В виде доказательства учитываются также справки о заработной плате, книжки членов профсоюзов или кооперативов. Но в них должны присутствовать отметки об уплаченных с официального дохода взносах.

  • Для частных (индивидуальных) предпринимателей основанием для определения стажа будут выписки Пенсионного фонда РФ с датами поступления перечислений страхователя.
  • В справках предприятий об отработанном периоде должны указываться регистрационные номера и даты распоряжений о действиях в отношении работника (принятии на должность, увольнении).
  • Любые сведения, предоставляемые для определения стажа, должны быть завизированы уполномоченным специалистом предприятия или начальником кадрового подразделения, после чего заверены печатью организации.

Образец заявления на выдачу дубликата

ФАЙЛЫ

Генеральному директору ООО «Альфа» Николаеву А.А. Петровой Анны Ивановны, инженера отдела снабжения

  1. заявление.
  2. В связи утратой трудовой книжки прошу оформить мне дубликат трудовой книжки.
  3. Для оформления дубликата сообщаю информацию о прежних местах работы до поступления в ООО «Альфа»:

1) ООО «Вега» (г. Самара), примерный период работы 2015-2017 гг. 2) ООО «Гамма» (г. Самара), примерный период работы 2012-2015 гг. 3) ИП Соловьев А.И. (г. Ульяновск), примерный период работы 2009-2012 гг.

01.04.2017 г.

Петрова А.И.

Оформлен дубликат трудовой книжки серия ТК №_____________________ “______”________________2017 г. _________________________________ подпись работника кадровой службы

Какие сведения вносятся в дубликат

Как правильно оформить дубликат трудовой книжки? Начать оформление следует с заполнения титульного листа бланка, который должен содержать актуальную информацию. Сюда относится:

  • фамилия, имя и отчество гражданина;
  • дата рождения;
  • наличие и вид образования;
  • профессия.

Достоверность этих данных должна быть подтверждена документально. А именно для заполнения должны быть предоставлены паспорт и документ об образовании.

На титульном листе ставится подпись гражданина, получающего дубликат, и уполномоченного лица, а также печать организации.

Дубликат трудовой книжки – образец заполнения титульного листа:

Далее нужно внести информацию о стаже трудовой деятельности. Для этого в графе 3, в блоке «Сведения о работе», необходимо указать общий стаж работы. Эти сведения не заверяются печатью и подписью.

Следом заполняются все графы по порядку:

  • дата поступления на работу;
  • информация о должности, организации, основаниях увольнения или перевода;
  • сведения о документе, на основании которого данные занесены.

В дубликат трудовой заносятся только те записи, которые подтверждаются документально. Иная информация не записывается. Все записи необходимо делать синей или черной ручкой, помарки, ошибки или сокращения не допускаются, в верхнем углу повторного документа пишется «Дубликат».

Какими документами регламентируется оформление дубликата трудовой книжки?

Дубликат выдается в случае утери или кражи основного документа. Кроме того, дублирующий бланк понадобится, если трудовая книжка пришла в негодность. Например, испачкалась, обгорела или порвалась, либо содержит запись об увольнении или переводе на другую работу, впоследствии признанную недействительной.

Источник: https://bogunskaia.ru/drugoe/dublikat-trudovoj-knizhki-kak-oformit.html

Если трудовая книжка потеряна, нужно оформить дубликат

Новая трудовая книжка оформляется работодателем по заявлению работника при поступлении на новое место работы.

Оформление дубликата трудовой книжки (новой трудовой книжки) при утрате ее работником после увольнения

Трудовая книжка установленного образца является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника. Она оформляется работодателем при заключении работником трудового договора впервые и в период его трудовой деятельности хранится у работодателя (ч. 4 ст. 65, ч. 1 ст. 66 ТК РФ; п. п. 8, 45 Правил, утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225).

По общему правилу трудовая книжка выдается работнику на руки в день его увольнения (последний день работы) (ч. 3, 4 ст. 84.1 ТК РФ; п. 35 Правил)

Если трудовая книжка была утеряна работником после увольнения, ему следует обратиться к работодателю по последнему месту работы с письменным заявлением об оформлении дубликата трудовой книжки в связи с ее утерей. Оформить дубликат бывший работодатель должен в течение 15 дней со дня подачи заявления (п. 31 Правил).

При поступлении на новое место работы работнику, у которого нет трудовой книжки, новый работодатель обязан оформить не дубликат, а новую трудовую книжку на основании письменного заявления работника с указанием причины отсутствия документа.

В новую трудовую книжку работодатель может занести только информацию о выполняемой у него работе, а также о работе по совместительству (по желанию работника) и некоторых других периодах, в частности о периоде военной службы (ч. 5 ст. 65, ч. 5 ст. 66 ТК РФ; п. п.

10, 20, 21 Правил).

Оформление дубликата трудовой книжки при утрате ее в период работы

В период работы работодатель может выдавать работнику трудовую книжку на руки в целях его обязательного социального страхования (обеспечения), в частности для назначения или перерасчета пенсии территориальным органом ПФР (ч. 1 ст. 62 ТК РФ; п. 11 Правил, утв. Постановлением Правительства РФ от 02.10.2014 N 1015).

Если в таком случае работник потерял трудовую книжку, для оформления ее дубликата он может обратиться к работодателю, у которого трудится, в том же порядке, что изложен выше относительно оформления дубликата трудовой книжки бывшим работодателем (п. 31 Правил).

Полагаем, что такой же порядок применяется и тогда, когда трудовая книжка работника утеряна по вине работодателя (за исключением массовой утраты работодателем трудовых книжек).

Примечание. Ответственность за хранение трудовых книжек и вкладышей в них возлагается на работодателя (уполномоченное лицо, назначаемое приказом (распоряжением) работодателя). При этом работодатель, по вине которого была утеряна трудовая книжка, может быть привлечен к административной ответственности (ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ; п. 45 Правил).

Оформление дубликата при массовой утрате трудовых книжек

Иногда в результате чрезвычайных ситуаций (пожара, техногенной катастрофы, стихийного бедствия и т. п.) случается массовая утрата трудовых книжек работников. В таком случае дубликаты трудовых книжек оформляются работодателем на основании акта специальной комиссии по установлению стажа, создаваемой органами исполнительной власти субъектов РФ.

Эта комиссия по имеющимся у работодателя и работников документам (например, приказам о приеме на работу, трудовым договорам, заверенным копиям трудовых книжек или выпискам из них), а при их отсутствии — на основании показаний двух и более свидетелей устанавливает факт и периоды работы, сведения о профессии (должности) работников у данного работодателя, а также принимает меры к получению документов о трудовой деятельности работников у бывших работодателей. Если документы не сохранились, для подтверждения стажа, в том числе установленного по свидетельским показаниям, работнику необходимо обращаться в суд (п. 34 Правил; п. 7.2 Инструкции, утв. Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 N 69; п. п. 4, 5 Положения, утв. Распоряжением Минсоцразвития МО от 22.05.2018 N 19РВ-47).

Обратите внимание!

На практике при оформлении дубликата трудовой книжки наибольшие проблемы возникают с установлением периодов работы, профессии (должности) работников у бывших работодателей, особенно при частой смене места работы и по истечении значительного времени после увольнения.

Нередко для подтверждения трудового стажа приходится обращаться в суд. В связи с этим целесообразно получить у работодателя и сохранять копии документов, связанных с работой. Также для получения необходимых сведений о стаже можно обратиться, в частности, в соответствующий архив (ч. 1 ст. 62 ТК РФ; п. 9 ст. 3, ч.

8, 10 ст. 23, ч. 3 ст. 26 Закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ).

Видео дня. Автор песни про Путина обвинила Водонаеву в отсутствии трусов

Источник: https://news.rambler.ru/other/40447148-esli-trudovaya-knizhka-poteryana-nuzhno-oformit-dublikat/

Ссылка на основную публикацию