Что делать, если закончилась трудовая книжка

Если трудовая книжка закончилась, предусмотрено вклеить в неё вкладыш. Делается это в соответствии с правилами, которые установлены законодательством. О том, как это сделать правильно, рассказывается в статье.

В тех случаях, когда работник много раз меняет работу, рано или поздно может случиться, что место в трудовой книжке будет исчерпано. Такая ситуация предусмотрена законодательством и не создаёт проблем.

Что делать, если закончилась трудовая книжкаКогда человек сталкивается с такой ситуацией, он может предположить, что ему потребуется новая трудовая книжка.

Однако закон предусматривает наличие только одного экземпляра данного документа. Нельзя закончить одну книжку, а затем начать другую, храня первую дома.

Вторая книжка (дубликат) возможно только в том случае, когда она была утрачена. В этом случае заводится новый документ, который работник пытается восстановить, насколько это возможно.

После того, как место в документе было исчерпано, предусматривается использование специального вкладыша. Если со временем и он закончится, разрешатся использовать следующий.

Оформление вкладыша

Бланк вкладыша является документом строгой отчётности. Его приобретает предприятие, где работает сотрудник, у которого закончилась трудовая книжка. Затем с него взыскивается стоимость бланка.

Вкладыш является документом строгой отчётности, у него высокий уровень защиты от возможных подделок. Каждый экземпляр имеет серию и номер.

Вкладыш не имеет силы, если он не вшит. Делается это следующим образом.

Что делать, если закончилась трудовая книжкаМесто для подшивки законодательством не определено. Каждый имеет право выбрать его по своему усмотрению. Наиболее распространён вариант.

Когда бланк прикрепляют на последнем развороте документа. Некоторые вшивают его в середину, а есть и те, кто подшивает вкладыш в начало документа.

Для прошивки в выбранном месте шилом делают дырки на сгибе. Если это делают на последнем развороте, их могут расположить на пару миллиметров в стороне от сгиба. Для подсоединения используют толстую шёлковую нить.

Её пропускают через отверстия несколько раз и концы надёжно связывают. При этом не требуется нитку заклеивать бумагой или регистрировать прикрепление в государственных органах.

Читайте так же:   Правила нумерации приказов в организации

Титульную страницу заполняют данными, которые актуальны на данный момент. Личная информация идентична той, которая отражена в начале трудовой книжки. Если с тех пор что-либо поменялось, то во вкладыш вносят уже новые данные.

Если при первоначальном заполнении были допущены ошибки, вкладыш зачёркивают и подшивают другой экземпляр. Поэтому рекомендуется сначала провести заполнение, а потом его прошить.

На титульной странице основного документа делают отметку о том, что вшит вкладыш, при этом указывают серию и номер.

Особенности заполнения

Вкладыш представляет собой документ, который выглядит следующим образом.

  1. Что делать, если закончилась трудовая книжкаЕго высота составляет 125 миллиметров, ширина — 88.
  2. Обложка у него картонная. В процессе прикрепления некоторые её стараются снять. Это неправильно — подшивка делается вместе с обложкой.
  3. Во вкладыше имеется 46 страниц.
  4. Бланк предусматривает наличие дополнительных средств защиты.

Нумерация записей производится таким образом, что первая запись во вкладыше имеет порядковый номер следующий после последней записи трудовой книжки.

Заполнение вкладыша подчиняется тем же правилам, что и оформление книжки.

Нельзя делать следующее.

  1. В трудовой книжке или вкладыше исправлять надпись «Сведения о награждении» на другую — «Сведения о работе». Некоторые так делают, чтобы освободить дополнительное место.
  2. Другие сотрудники могут попытаться вклеить не целый вкладыш, а отдельные листы, полученные из старых трудовых книжек. Это не разрешено законодательством.
  3. Вкладыш, который вклеивают, должен быть приобретён предприятием у производителя, который официально производит такие бланки. Недопустимо, чтобы такие бланки строгой отчётности приносил для вклеивания сотрудник.

Можно ли пропускать строки

При заполнении трудовой книжки надо помнить, что наличие ошибок может привести к тому, что соответствующая запись может быть признана недействительной. Этот документ очень важен для человека, ведь он остаётся рядом в течение всей жизни.

Одна из возможных сложностей состоит в том, что иногда может происходить так, что могут образоваться пустые строки. Важно разобраться, насколько такая ситуация может быть допустима при заполнении.

  • При этом нужно рассмотреть различные ситуации.
  • Что делать, если закончилась трудовая книжкаИногда в процессе увольнения при оформлении трудовой книжки печать предприятия ставится таким образом, что она захватывает дополнительно одну или две строки.
  • В данном случае важно разобраться, можно ли на указанных строках делать дальнейшие записи или их нужно оставить пустыми, а начинать записывать данные на ближайшей полностью свободной строке.

Хотя данная ситуация в нормативных актах не урегулирована, на этот счёт сложилась определённая практика. Принято считать, что все те строки, на которых имеется оттиск печати предприятия, являются занятыми. Поэтому работник отдела кадров должен продолжить ведение трудовой книжки после указанных строк.

Другая ситуация, относящаяся к образованию свободных строк, встречается редко, но она является вполне возможной. Речь здесь идёт о том, что может оказаться так, что в последней, четвёртой графе запись о приказе займёт дополнительную строку по сравнению с третьей графой, где указаны сведения о работе.

Таким образом возникнет частично свободная строка. Её занимать следующей записью не разрешается, так как каждая из них должна быть на одном уровне во всех графах.

Что делать, если закончилась трудовая книжкаЕсли говорить о ситуации, когда в конце разворота остались одна или две пустых строки, то вопрос о том, можно ли их пропустить и начать дальнейшие записи в первой строки новой страницы в законодательстве не регламентирован.

В этом случае можно заполнять эти строки, продолжая на следующей странице или пропустить их. И одно и другое решение не повлекут замечаний от проверяющих.

Аналогичная ситуация возникает и в тех случаях, когда одна или две строки просто пропущены. Однако, нужно учитывать, что дополнительная пустая строка увеличивает опасность того, что будут внесены дополнительные данные.

Читайте так же:   Образец характеристики на руководителя предприятия

Поэтому на практике таких пустых строк нужно избегать.

Перенос слов

Прямого запрещения переноса слов в законодательстве не предусматривается, однако, на практике при заполнении документа таких ситуаций принято избегать.

Нюансы ведения работодателем

Если на предприятие пришёл сотрудник, не имеющий трудовой книжки, ему выписывают её только после того, как он проработал пять дней. Стоимость бланка он должен предприятию возместить.

Обычно, кода сотрудник получает новую работу, в трудовой книге в третьей графе без номера записывается полное наименование фирмы, ниже, в скобках, ставится краткое наименование. При ведении записей сокращения слов использовать законом прямо запрещено. Например, ТК РФ писать нельзя. Вместо этого указывают Трудовой Кодекс Российской Федерации.

Что делать, если закончилась трудовая книжкаПосле того, как блок информации, относящийся к данному предприятию, открыт, вносится запись о принятии на работу. Текст её должен соответствовать формулировке приказа. При указании документа в четвёртой графе недопустимо писать «Пр.» Здесь всегда нужно писать «Приказ».

Далее могут быть указаны записи о том, что были сделаны переводы сотрудника с одной должности на другую.

При увольнении ставится печать предприятия и подпись руководителя с расшифровкой.

Если при ведении записей была совершена ошибка, то не разрешается её исправлять или вытирать. Для того. Чтобы вписать правильную информацию, делают следующее:

  1. Неправильная запись остаётся без каких-либо изменений.
  2. Вносится запись под следующим номером. В ней фиксируется факт о том, что ранее сделанная запись ошибочна и приводится правильный вариант.

После этого считается, что исправление внесено.

Заключение

Использование вкладышей только на первый взгляд кажется простым. На самом деле законодательство подробно регламентирует их использование. Ошибки при вклеивании вкладыша могут повлечь за собой признание определённых записей в трудовой книжке недействительными. Чтобы этого не случилось, нужно подробно разобраться, как правильно работать с вкладышем.

Подробнее об оформлении трудовой книжки смотрите ниже на видео.

 

Рекомендуем другие статьи по теме

Источник: https://ZnayBiz.ru/kadry/kadrovaya-politika/obshhie/zakonchilas-trudovaya-knizhka.html

Закончилась трудовая книжка: как правильно сделать запись дальше?

В трудовую книжку любую запись следует вносить обязательно без сокращений. Это правило действует даже в том случае, если закончилась трудовая книжка – как сделать запись, интересует каждого неопытного кадровика. При таких обстоятельствах вшивают вкладыш в трудовую книжку.

Как правильно выдать вкладыш

Что делать, если закончилась трудовая книжка

  1. Расчет наличными деньгами. Работник оплачивает вкладыш в кассе организации.
  2. Перечисление денег на банковский счет предприятия.
  3. Получение вкладыша бесплатно. Во многих организациях вкладыши и трудовые книжки бесплатно выдаются работнику, если это предусмотрено в нормативном акте, или когда по вине сотрудника, заполняющего вкладыш, бланк был испорчен нарушениями в записях.

Когда работник бухгалтерии (или доверенное лицо) выдает вкладыш, он обязан указать серию его, номер и поставить штамп, содержащий слова: «Выдан вкладыш», или написать авторучкой. В правилах нет указания на то, куда именно ставить штамп. Но кадровики ставят его в верхнем правом углу документа на любой стороне обложки: внутренней или титульном листе так, чтобы он не перекрывал записи. Необходимо обязательно произвести запись в самой книжке о выдаче к ней вкладыша.

Как правильно вшить вкладыш

Нет особого правила, как правильно и куда вшивать в книжку вкладыши. Но из практики кадровые работники пришли к выводу, что лучше всего определить его в самом конце книжки после последнего листа.

Вшивать вкладыш в середину книжки удобнее, но тогда сложно будет вносить и читать записи. Пришивают вкладыш толстой нитью любого цвета в 4-5 сложений. Исключения могут возникнуть только с распоряжения руководителя предприятия.

Не допускается вклеивание вкладыша и крепление каким-либо другим способом.

Когда место в трудовой книжке закончилось, и вы не знаете, как продолжить во вкладыше записи, обратитесь к нормативным документам. Они указывают, что нумерация должна быть сквозной. То есть если последний номер записи в трудовой книжке был, к примеру, 126, то во вкладыше первая запись будет под номером 127.

Как правильно оформить вшитый вкладыш

Оформлять вкладыш необходимо таким же образом, как и трудовую книжку. Без трудовой книжки он недействителен. Все вкладыши имеют разделы сведений:

  • О работе – девять разворотов.
  • О награждениях – восемь разворотов.

После того как вшили вкладыш, если трудовая книжка закончилась, необходимо правильно его пронумеровать и внести записи:

  • Нумерация. В каждом разделе нумерация вкладыша будет иметь продолжение от начала нумерации трудовой книжки.
  • Данные о работнике. Записи об изменениях вносятся как в книжку, так и во вкладыш одновременно.

На титульном листе вкладыша все пункты оформляются так же, как и в титульном листе трудовой книжки:

  • ФИО работника.
  • Дата рождения работника.
  • Образование работника.
  • Профессия сотрудника (только по данным диплома). Если нет таких данных, то строка не заполняется.
  • Дата занесения записи во вкладыш.

На первом листе вкладыша (как и в трудовой книжке) ставятся две подписи – сотрудника, заполняющего документ, и работника. Необходима расшифровка подписей. Недопустимо внесение записи в не соответствующие ей разделы.

Что делать, если у нового работника трудовая книжка с неправильно заполненным вкладышем

Принимая на работу сотрудника, необходимо тщательно проверить правильность оформления его документов:

  • сравнить паспортные данные работника с записями в трудовой книжке и вкладыше к ней;
  • проверить имеющиеся печати предприятия;
  • проверить наличие подписей.

Если вы заметили несовпадение даже в буквах, то такой документ не следует принимать. Можно попросить будущего сотрудника написать заявление об оформлении новой трудовой книжки или обратиться в прежнюю организацию для исправления записи.

Что делать, если запись внесена в другой раздел

Если сотрудник отдела кадров допустил оплошность и случайно записал данные не в тот раздел вкладыша, в таком случае нужно:

  • Что делать, если закончилась трудовая книжкапронумеровать запись;
  • написать, что запись является недействительной;
  • указать свою должность;
  • поставить подпись, фамилию, инициалы;
  • заверить печатью учреждения;
  • занести правильную запись в нужный раздел.
Читайте также:  Акт о сумме выявленной недостачи тмц

Не допускается перечеркивание и исправление неправильной записи.

Как оформить запись во вкладыше, если сотрудница сменила фамилию

Если сотрудница вышла замуж или оформила развод и сменила свою фамилию, то одновременно вносится запись и во вкладыш, и в трудовую книжку.

Для этого нужны будут соответствующие документы: паспорт, свидетельство о рождении, свидетельство о регистрации брака (или его расторжении).

Записывая новую фамилию на титульном листе, следует обязательно указать ссылку на документ, на основании которого была изменена фамилия. Прежнюю фамилию нужно аккуратно перечеркнуть. Новую запись обязательно заверить печатью организации.

Источник: https://opersonale.ru/kadrovyj-uchet-i-deloproizvodstvo/trudovaya-knizhka/zakonchilas-trudovaya-knizhka-kak-pravilno-sdelat-zapis-dalshe.html

Закончилась старая трудовая книжка как правильно продолжить запись

Как правильно вшить вкладыш.

Нет особого правила, как правильно и куда вшивать в книжку вкладыши. Но из практики кадровые работники пришли к выводу, что лучше всего определить его в самом конце книжки после последнего листа.

Вшивать вкладыш в середину книжки удобнее, но тогда сложно будет вносить и читать записи. Пришивают вкладыш толстой нитью любого цвета в 4-5 сложений. Исключения могут возникнуть только с распоряжения руководителя предприятия.

Не допускается вклеивание вкладыша и крепление каким-либо другим способом.

Когда место в трудовой книжке закончилось, и вы не знаете, как продолжить во вкладыше записи, обратитесь к нормативным документам. Они указывают, что нумерация должна быть сквозной. То есть если последний номер записи в трудовой книжке был, к примеру, 126, то во вкладыше первая запись будет под номером 127.

Оформить новую книжку или вкладыш

Закончилась трудовая книжка и как начать новую – ситуация, с которой достаточно часто сталкивается кадровый сотрудник предприятия. причина, по которой может не хватить места в ТК – действующие требования законодательства по оформлению, заполнению и ведению книжки.

  • Информация вносится без сокращений и переносов на граничащие поля для удобства чтения отображённой информации.
  • Поэтому, отведённые разделы для заполнения могут быстро закончиться, и в последующем возникает дилемма – трудовая книжка закончилась и что делать дальше, чтобы внести данные по сотруднику.
  • Можно завести новую ТК и не искать путей решения проблемы с недостатком полей в заполненном документе, но в таком случае сотруднику, который часто меняет место трудоустройства, пришлось бы иметь 2 и более экземпляров, что крайне неудобно и нецелесообразно.
  • В качестве альтернативы приобретается вкладыш, куда вносится последующая информация, тем более что законодательством чётко регламентируется требование по наличию одного трудового документа.
  • Вклеивать или иным методом добавлять в ТК чистые страницы категорически запрещено.
  • Этапы оформления дополнения:
  • кадровик направляет запрос руководителю предприятия или организации;
  • уполномоченное лицо подготавливает соответствующий приказ;
  • работник получает вкладыш.

Выдача дополнения не безвозмездное, и сотруднику придётся компенсировать работодателю понесённые расходы, связанные с выдачей дополнительного документа.

Расчёт производится путём:

  • внесения наличных денежных средств в кассу предприятия;
  • проведения безналичного перевода на предоставленный расчётный счёт организации;
  • удержания из зарплаты.

Как правильно выдать вкладыш

По запросу кадровика, на основании приказа руководителя предприятия работнику выдается вкладыш для трудовой книжки, который имеет определенную стоимость, как и сама книжка. Оплачиваться он может тремя способами:

  1. Расчет наличными деньгами. Работник оплачивает вкладыш в кассе организации.
  2. Перечисление денег на банковский счет предприятия.
  3. Получение вкладыша бесплатно. Во многих организациях вкладыши и трудовые книжки бесплатно выдаются работнику, если это предусмотрено в нормативном акте, или когда по вине сотрудника, заполняющего вкладыш, бланк был испорчен нарушениями в записях.

Когда работник бухгалтерии (или доверенное лицо) выдает вкладыш, он обязан указать серию его, номер и поставить штамп, содержащий слова: «Выдан вкладыш», или написать авторучкой.

В правилах нет указания на то, куда именно ставить штамп. Но кадровики ставят его в верхнем правом углу документа на любой стороне обложки: внутренней или титульном листе так, чтобы он не перекрывал записи.

Необходимо обязательно произвести запись в самой книжке о выдаче к ней вкладыша.

Как правильно вшить вкладыш

Нет особого правила, как правильно и куда вшивать в книжку вкладыши. Но из практики кадровые работники пришли к выводу, что лучше всего определить его в самом конце книжки после последнего листа.

Вшивать вкладыш в середину книжки удобнее, но тогда сложно будет вносить и читать записи. Пришивают вкладыш толстой нитью любого цвета в 4-5 сложений. Исключения могут возникнуть только с распоряжения руководителя предприятия.

Не допускается вклеивание вкладыша и крепление каким-либо другим способом.

Перенос слов

Прямого запрещения переноса слов в законодательстве не предусматривается, однако, на практике при заполнении документа таких ситуаций принято избегать.

Нюансы ведения работодателем

Если на предприятие пришёл сотрудник, не имеющий трудовой книжки, ему выписывают её только после того, как он проработал пять дней. Стоимость бланка он должен предприятию возместить.

Обычно, кода сотрудник получает новую работу, в трудовой книге в третьей графе без номера записывается полное наименование фирмы, ниже, в скобках, ставится краткое наименование. При ведении записей сокращения слов использовать законом прямо запрещено. Например, ТК РФ писать нельзя. Вместо этого указывают Трудовой Кодекс Российской Федерации.

Оформление вкладыша

Как правило, его заводят из-за того, что в книжке оказался полностью заполнен раздел «Сведения о работе», или же более приятный – «Сведения о награждении».

Отметим: если одного не хватило, свободно можно завести второй и так далее – их количество не ограничено законодательством.

Чтобы получить вкладыш, нужен запрос сотрудника отдела кадров, на основании которого составляется приказ руководителя – после чего он выдаётся работнику.

Это происходит за плату, соответствующую понесённым на его приобретение расходам.

Расчёт может производиться либо при помощи выплаты наличных в кассу предприятия, либо перечислением на счёт компании, или же делает вычет из заработной платы.

Иногда в действующих на предприятии нормативных актах оговаривается, что трудовые и вкладыши выдаются бесплатно. Компания обязана выдать документ бесплатно взамен испорченного, если порча произошла по её вине.

Внесение записей

  1. Оформляется он точно так же, как и сама трудовая, но всё же остановимся на некоторых важных деталях.
  2. Заполнять вкладыш должны у того работодателя, при работе у которого один из разделов трудовой оказался заполнен.

  3. На его титульном листе нужно поставить ту дату, в которую он начал заполняться – дело в том, что иногда вместо этого ставят дату, когда была заведена трудовая, но это ошибка.

  4. Вносящиеся в него данные должны быть актуальными, а не копировать имеющиеся в трудовой – так, за прошедшее время сотрудник мог сменить ФИО или приобрести новое образование.

Сделав записи на титульный лист, ответственный за ведение трудовой работник должен поставить подпись, а также печать компании, чтобы заверить его. Сам сотрудник тоже должен поставить свою подпись. После этого документ будет готов, и в него можно свободно вносить все необходимые записи. Но останется ещё одна важная делать – его следует вшить.

Другие ситуации

Рассмотрим распространённые ситуации, возникающие со вкладышами:

  • Запись занесена не в тот раздел – тогда она нумеруется, затем вносится запись о её недействительности, указывается ФИО и должность написавшего это, ставится подпись. После этого она заново заносится уже раздел, где её настоящее место.
  • Смена фамилии работником – запись об этом факте должна быть внесена как в саму трудовую, так и во вкладыш. Потребуются такие документы, как свидетельство о рождении, паспорт, свидетельство о браке, если фамилия была изменена именно из-за замужества. Прежняя фамилия перечёркивается, а новая заверяется печатью компании.
  • Были внесены исправления непосредственно в текст – как уже упоминалось, делать это нельзя и, если такое всё же случилось, составляется акт об этом, после чего вкладыш уничтожается. Его номер перед этим вырезается и вклеивается в журнал учёта, чтобы подтвердить факт утилизации.

Можно ли завести новую, если потерял старую?

Как завести новую трудовую книжку? Если вы потеряли трудовую книжку то, конечно же, встает вопрос как оформить дубликат трудовой книжки после её утери?

К сожалению, осуществлять трудовую официальную деятельность в нашей стране имеют право только граждане, которые имеют трудовую книжку.

Поэтому вам необходимо получить, но не трудовую книжку, а ее дубликат.

Часто бывает так, что трудовая книжка становится объектом потери, но по закону у работника может быть лишь один трудовой документ. Это значит, что работник получает на руки не трудовую книжку, а ее дубликат.

Законодатель разрешает получить дубликат трудовой книжки при утере, но предупреждает, что его выдачей также должен заниматься именно работодатель, а не работник. Поэтому оформление новой трудовой книжки (образец мы приводим ниже) лежит на плечах работников отдела кадров предприятия.

Вшивание

После внесения данных на титульный лист вкладыш нужно подшить непосредственно к трудовой.

На первом листе рабочей книжки должен быть проставлен штамп о выдаче вкладыша, на котором указаны его реквизиты. Расположить штамп необходимо так, чтобы он не перекрыл другие надписи (обычно вверху листа).

Вместо этого, иногда он может ставиться на внутренней стороне листа – это также допустимо.

Если штампа у организации нет, допускается сделать надпись о выдаче от руки, однако, штампом всё же нужно обзавестись – законодательство предписывает, что он должен быть.

Отдельно от книжки вкладыш не будет действителен, а потому подшить его строго обязательно. При этом нет жёсткой регламентации того, как его следует вшить: например, нет обязательных указаний о месте, в которое его следует помещать, то есть действительными будут любые книжки и вкладыши – как помещённые в начало документа, так и в конец или же в середину.

Чаще всего его помещают в конец документа, перед самой задней обложкой. Важно, чтобы он был вшит, а не помещён иным образом – не допускается вклеивание, прикрепление степлером и тому подобное. Важно, чтобы он был скреплен надёжно, и не мог быть изъят, а затем возвращён на место без видимых изменений. Обычно его пришивают при помощи суровой нитки.

Вшивание

На первом листе рабочей книжки должен быть проставлен штамп о выдаче вкладыша, на котором указаны его реквизиты. Расположить штамп необходимо так, чтобы он не перекрыл другие надписи (обычно вверху листа).

Вместо этого, иногда он может ставиться на внутренней стороне листа – это также допустимо.

Нумерация

Для наемного рабочего данная ситуация чревата увольнением.

Заведение нового документа

При трудоустройстве физического лица на первое, основное место занятости обязанность по заведению нового экземпляра трудовой книжки сотруднику лежит на работодателе. Предполагается, что именно этот формуляр станет сопровождать гражданина на протяжении всей его профессиональной деятельности.

Но, если этот бланк будет утерян (самим работником или кадровиком), украден или испорчен, его следует переоформить и восстановить прежде внесённые пометки. Информация о замене трудовой указывается на первой странице записью «Дубликат» (справа вверху, в углу).

Источник: https://ark-product.ru/ochered-nasledovaniya/2997-zakonchilas-staraya-trudovaya-knizhka-kak-pravilno-prodolzhit-zapis.html

Если завести новую трудовую книжку стаж теряется. Если закончилась трудовая книжка можно ли завести новую. Пенсия и новая трудовая

Трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника. В трудовую книжку вносятся сведения о работнике, выполняемой им работе, переводе на другую постоянную работу и об увольнении работника, а также основания прекращения трудового договора и сведения о награждении за успехи в работе.

Сведения о взысканиях в трудовую книжку не вносятся, за исключением случаев, когда дисциплинарным взысканием является увольнение.

Читайте также:  Последний рабочий день при увольнении – день увольнения считается или нет

Нельзя отказать в трудоустройстве человеку из-за того, что у него нет РЕГИСТРАЦИИ и СНИЛС

Работодатель не может отказать в заключении трудового договора сотруднику из-за того, что у того нет постоянной или временной регистрации ( Трудового кодекса РФ). Это может быть квалифицировано как нарушение законодательства, если сотрудник пожалуется в трудовую инспекцию.

Если при приеме на работу сотрудник предъявил сразу несколько трудовых книжек или вторую трудовую книжку предоставил уже после того, как ему была оформлена новая трудовая книжка, работодателю следует продолжать вести ту книжку, в которой значится последняя по времени запись об увольнении (при предоставлении сразу двух трудовых книжек) или продолжить вести заведенную ему новую трудовую книжку.

Можно предоставить работнику возможность самому выбрать, в какой из книжек нужно продолжать делать записи о его трудовой деятельности. Логичнее в этом случае использовать документ, оформленный в более позднее время.

При этом период работы, указанный во второй трудовой книжке, в которой не ведутся записи, также необходимо учитывать для расчета фактического страхового стажа, поскольку она является основным документом, который используется в указанных целях ( и п. 8 приказа Минздравсоцразвития России от 06.02.2007 № 91). При этом совпадающий период работы по двум трудовым книжкам (если таковой имеется) следует засчитать однократно.

Нужно ли переносить все записи из новой книжки в старую, чтобы данные о стаже не были утеряны?

Правила ведения трудовых книжек закреплены постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225. Возможность заполнять две книжки одновременно там не предусмотрена.

Поэтому лучше перенести все данные в первую трудовую. Таким образом, там будет указан весь стаж сотрудника. А эти данные, напомним, нужны для корректного расчета больничных.

Выданную же работнику ранее новую книжку рекомендуется уничтожить по акту как испорченную.

Новый сотрудник сразу принес вам две трудовые, в которых периоды его работы не совпадают

Вторую трудовую книжку ему оформили у предыдущего работодателя, а первую он также нашел уже после того, как ему открыли новую. В этом случае попросите самого работника выбрать, в какую из двух книжек внести запись о приеме на работу. Ведь стаж в старой книжке может оказаться куда больше, чем в новой.

На хранение возьмите только ту трудовую книжку, в которой вы сделали запись о приеме на работу. Вторую можете отдать обратно работнику. Однако рекомендуется сделать с нее копию. Она может понадобиться для подтверждения страхового стажа сотрудника, когда вам надо будет рассчитывать ему пособие по временной нетрудоспособности.

Есть и другой вариант, более выгодный для вашего работника. Верните ему обе трудовые книжки и попросите отнести их прежнему работодателю. Тому, кто как раз и оформил новую трудовую книжку. Пусть он перенесет все данные из нее в старую. После чего у работника на руках будет только одна трудовая — с полными данными о стаже.

Вносить записи в трудовую книжку иностранного государстваработодатель не может

На территории России сейчас имеют силу только две формы
трудовых книжек.

  1. трудовая книжка советского образца, которая была утверждена постановлением Совета Министров СССР от 06.09.1973 № 656

Источник: https://www.reaestate.ru/esli-zavesti-novuyu-trudovuyu-knizhku-stazh-teryaetsya-esli-zakonchilas-trudovaya/

Если закончились листы в трудовой книжке сведения о работе

К примеру, если раздел заканчивался записью под номером 95, то во вкладыше нужно начать с номера 96 – тут всё просто.

Если данные о сотруднике изменяются, то эти изменения вносятся как в основной документ, так и во вкладыш. Если данные были внесены неверные либо неточные, то запись следует исправить. При этом недопустимо зачёркивание, взятие в скобки, замазывание при помощи корректора. Вместо этого, следует сделать запись о том, что предыдущая запись является неверной, и после неё внести правильную.

При приёме нового сотрудника на работу обязательно следует провести тщательную проверку его документов – в том числе трудовой книжки и вкладыша в неё, если он имеется.

Титульную страницу заполняют данными, которые актуальны на данный момент. Личная информация идентична той, которая отражена в начале трудовой книжки. Если с тех пор что-либо поменялось, то во вкладыш вносят уже новые данные.

Если при первоначальном заполнении были допущены ошибки, вкладыш зачёркивают и подшивают другой экземпляр.

Поэтому рекомендуется сначала провести заполнение, а потом его прошить.

На титульной странице основного документа делают отметку о том, что вшит вкладыш, при этом указывают серию и номер.

Особенности заполнения

Вкладыш представляет собой документ, который выглядит следующим образом.

  1. Его высота составляет 125 миллиметров, ширина — 88.
  2. Обложка у него картонная. В процессе прикрепления некоторые её стараются снять.

Внимание

Завершение страниц в одном из разделов трудовой книжки может застигнуть врасплох неопытного сотрудника отдела кадров. Окончание листов в трудовой – вовсе не такая редкость! Что делать, если закончилась трудовая книжка? На этот случай предусмотрен вкладыш – нужно завести его, оформить, подшить и пронумеровать, а вовсе не начинать новую, как кто-то мог подумать.

Окончание трудовой книжки

Записи в трудовую книжку вносятся без каких бы то ни было сокращений для лучшей читабельности – это обязательное условие. В результате место в одном из разделов может довольно быстро закончиться, после чего неопытные сотрудники отдела кадров не знают, что же с этим делать и как вносить следующую запись.

Нужно ли приобретать новую

Да, иногда этот вопрос звучит именно так.

Но на деле такой необходимости нет – иначе у некоторых работников, особенно часто пополняющих свою книжку новыми записями, их было бы по три-четыре, а это крайне неудобно. Вместо этого, приобретается вкладыш – обычно организация покупает их, как и сами трудовые, сразу партиями. Именно в него будет заноситься та информация, что не поместилась в документ.

Если закончились листы в трудовой книжке сведения о работе в компании

  • если в процессе деятельности у сотрудника изменилось имя, то эту информацию отражают, как в трудовой, так и во вкладыше.

Когда на странице не осталось места, а запись еще не заканчивается, то ее переносят на вкладыш, начиная с места, на котором пришлось оборваться.

Если вкладыш не заводился, и печать не ставилась, но работник трудится на постоянной основе, ему следует обратиться к нанимателю с просьбой, чтобы вкладыш велся должным образом.

Изменение фамилии

Работодателю следует информировать работника о тех нюансах, которые должны учитываться при смене ФИО. Правила хранят в соответствующих кадровых и бухгалтерских документах. Сотрудник с изменившейся фамилией вправе прийти к директору с соответствующим заявлением, указав замену фамилии.

Затем предпринимается следующее:

  • руководитель визирует заявление работника;
  • на основании этого документа кадровик вносит на листы трудовой соответствующую запись;
  • после этого издают приказ о смене фамилии;
  • в конце работник, ответственный за изменения, выполняет остальные действия.

На титуле меняют фамилию.

Если закончились листы в трудовой книжке сведения о работе учителя

Вместо этого указывают Трудовой Кодекс Российской Федерации.

После того, как блок информации, относящийся к данному предприятию, открыт, вносится запись о принятии на работу. Текст её должен соответствовать формулировке приказа. При указании документа в четвёртой графе недопустимо писать «Пр.» Здесь всегда нужно писать «Приказ».

  • Далее могут быть указаны записи о том, что были сделаны переводы сотрудника с одной должности на другую.
  • При увольнении ставится печать предприятия и подпись руководителя с расшифровкой.
  • Если при ведении записей была совершена ошибка, то не разрешается её исправлять или вытирать.
  • Для того. Чтобы вписать правильную информацию, делают следующее:
  1. Неправильная запись остаётся без каких-либо изменений.
  2. Вносится запись под следующим номером. В ней фиксируется факт о том, что ранее сделанная запись ошибочна и приводится правильный вариант.

После этого считается, что исправление внесено.

Заключение

Использование вкладышей только на первый взгляд кажется простым. На самом деле законодательство подробно регламентирует их использование.

Штамп целесообразнее ставить на странице, где указана серия и номер самой трудовой книжки, а также ФИО работника.

Таким образом, Вам необходимо завести работнику вкладыш в трудовую книжку и внести в него окончание записи об увольнении. При этом, «разрыв» записи (т.е. приведение ее начала в трудовой книжке, а окончания — во вкладыше) нарушением не является.

Подробности в материалах Системы Кадры:

1.Ситуация: Как оформить вкладыш в трудовую книжку

И.И. Шкловец

Если сотруднику кадровой службы необходимо внести новую запись в один из разделов трудовой книжки, а все графы этого раздела уже заполнены, то следует оформить вкладыш в трудовую книжку(п.

38

Важно

Правил, утвержденных постановлением правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225). Вносить новую запись в другие незаполненные разделы трудовой книжки неправомерно. Форма вкладыша утверждена постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г.

№ 225.

Вкладыши работодатель оформляет и ведет в том же порядке, что и трудовые книжки, в том числе вносит сведения о них в книги учета. Нумерация записей во вкладыше продолжает нумерацию записей трудовой книжки по соответствующим разделам.

Если в трудовой книжке закончились листы сведения о работе что делать

Для этого зачеркивают ту, которая была, и вписывают другую. Запись делают на внутр. стороне, обычно, на обложке, и указывают ссылки на иные бумаги. Свидетельством об окончании этого действия является подпись и печать компании. В аналогичном порядке вносят изменения в личную карту работника.

Запись о вкладыше

Важно! Правильнее всего для начала ввести все данные во вкладыш, и лишь после этого заполнять трудовую и делать подшивку. Тогда в случае допущения ошибок, не придется исправлять книжку. Стоит помнить о том, что на титуле мало места. Поэтому с исправлениями могут быть трудности.

Нумерация

Во вкладыше продолжается та нумерация, которой заканчивались записи в трудовой. То есть, если в трудовой последним номером шел «11», то во вкладыше должен стоять «12». В трудовой книжке делают штамп о том, что «Выдан вкладыш», и указывают его номер и серию. При этом поставить его можно на титуле или на внутренней стороне обложки документа.

Владея информацией о том, что и как делать, если закончилась трудовая книжка, и как правильно продолжить запись, будет гораздо проще менять фамилию и оформлять записи, как в нее, так и во вкладыш.

Если в трудовой книжке закончились листы сведения о работе

То есть если последний номер записи в трудовой книжке был, к примеру, 126, то во вкладыше первая запись будет под номером 127.

Как правильно оформить вшитый вкладыш

Оформлять вкладыш необходимо таким же образом, как и трудовую книжку. Без трудовой книжки он недействителен. Все вкладыши имеют разделы сведений:

  • О работе – девять разворотов.
  • О награждениях – восемь разворотов.

После того как вшили вкладыш, если трудовая книжка закончилась, необходимо правильно его пронумеровать и внести записи:

  • Нумерация. В каждом разделе нумерация вкладыша будет иметь продолжение от начала нумерации трудовой книжки.
  • Данные о работнике. Записи об изменениях вносятся как в книжку, так и во вкладыш одновременно.

На титульном листе вкладыша все пункты оформляются так же, как и в титульном листе трудовой книжки:

  • ФИО работника.
  • Дата рождения работника.
  • Образование работника.
  • Профессия сотрудника (только по данным диплома).

Что делать если в трудовой книжке закончились страницы сведения о работе

Что делать, если они всё же возникают? Перечёркивать неверные записи нельзя! Исправление ошибок в трудовой книжке, допущенных в сведениях о работе и поощрениях, производится исключительно путём признания всей записи недействительной. Делается это так:

  • графа №1 – номер записи по порядку;
  • графа №2 – дата исправления;
  • графа №3 – вписывается фраза: «Запись за номером … (указать номер некорректной записи) недействительна», затем указывается правильный вариант;
  • графа №4 – данные подтверждающего документа.
Читайте также:  Статья 113 трудового кодекса рф – запрещение работы в выходные и нерабочие праздничные дни

Ошибка, допущенная на одном из предыдущих мест работы, должна и исправляться там же.

Как правильно заполнить трудовую книжку: пошаговая инструкция

38, 47 Трудовую книжку (вкладыш в нее) можно выдавать и бесплатно, если предусмотреть такую возможность в локальном нормативном акте. Например, в Правилах внутреннего трудового распорядка, в Положении о социальных гарантиях, льготах и компенсациях и т.п. (ч. 2 ст. 5, ч. 1 ст. 8 Трудового кодекса РФ).

Более того: приобретать вторую книжку и заводить её запрещено, законодательством предписывается применить именно вкладыш, и таким образом продолжить использовать оригинальную трудовую. Нельзя, разумеется, и подшивать чистые листы непосредственно в основной документ.

Оформление вкладыша

Как правило, его заводят из-за того, что в книжке оказался полностью заполнен раздел «Сведения о работе», или же более приятный – «Сведения о награждении».

Отметим: если одного не хватило, свободно можно завести второй и так далее – их количество не ограничено законодательством.

Чтобы получить вкладыш, нужен запрос сотрудника отдела кадров, на основании которого составляется приказ руководителя – после чего он выдаётся работнику.

Это происходит за плату, соответствующую понесённым на его приобретение расходам. Расчёт может производиться либо при помощи выплаты наличных в кассу предприятия, либо перечислением на счёт компании, или же делает вычет из заработной платы. Иногда в действующих на предприятии нормативных актах оговаривается, что трудовые и вкладыши выдаются бесплатно.

Это неправильно — подшивка делается вместе с обложкой.

  • Во вкладыше имеется 46 страниц.
  • Бланк предусматривает наличие дополнительных средств защиты.
  1. Нумерация записей производится таким образом, что первая запись во вкладыше имеет порядковый номер следующий после последней записи трудовой книжки.
  2. Заполнение вкладыша подчиняется тем же правилам, что и оформление книжки.
  3. Нельзя делать следующее.
  1. В трудовой книжке или вкладыше исправлять надпись «Сведения о награждении» на другую — «Сведения о работе». Некоторые так делают, чтобы освободить дополнительное место.
  2. Другие сотрудники могут попытаться вклеить не целый вкладыш, а отдельные листы, полученные из старых трудовых книжек. Это не разрешено законодательством.
  3. Вкладыш, который вклеивают, должен быть приобретён предприятием у производителя, который официально производит такие бланки.

Если есть хоть какие-то нестыковки, то не нужно принимать документ – до принятия он не стал вашей заботой, и можно отправить работника в компанию, откуда произошло его увольнение, чтобы там внесли все соответствующие исправления либо же начать новую трудовую.

Другие ситуации

Рассмотрим распространённые ситуации, возникающие со вкладышами:

  • Запись занесена не в тот раздел – тогда она нумеруется, затем вносится запись о её недействительности, указывается ФИО и должность написавшего это, ставится подпись. После этого она заново заносится уже раздел, где её настоящее место.
  • Смена фамилии работником – запись об этом факте должна быть внесена как в саму трудовую, так и во вкладыш. Потребуются такие документы, как свидетельство о рождении, паспорт, свидетельство о браке, если фамилия была изменена именно из-за замужества. Прежняя фамилия перечёркивается, а новая заверяется печатью компании.
  • Были внесены исправления непосредственно в текст – как уже упоминалось, делать это нельзя и, если такое всё же случилось, составляется акт об этом, после чего вкладыш уничтожается.

Нередко у кадровиков встает вопрос о том, если закончилась трудовая книжка, как правильно продолжить запись. В этом случае используют специальный вкладыш. Но при этом важно придерживаться различных правил его ведения.

Оформление

У гражданина, трудящегося много, может так получиться, что страницы в трудовой книжке, где указывают информацию о работе, заканчиваются очень быстро. Это случается по разным причинам, к числу которых относятся следующие:

  • смена места работы;
  • рост по карьерной лестнице;
  • множество поощрений, вносимых в документ.

Чтобы не начинать новую книжку, используют специальный вкладыш, который защищен от подделок.

Если речь идет о вкладыше, то его лучше утилизировать. Так как имеется уникальный номер, его вырезают и вклеивают в журнал учета. Частая ошибка наблюдается тогда, когда сделать запись решают в «Сведения о награждениях», вместо вписывания в данных о работе.

Такую ошибку совершают тогда, когда «Сведения о работе» являются заполненными до конца, а в кадровой службе были слишком невнимательны. Тогда, согласно специальным Правилам, на страницы допускается зачеркивание. Правильная запись со следующим порядковым номером будет сделана во вкладыше. В то же время запрещается:

  • применение нового бланка книжки вместо заполнения вкладыша;
  • перечеркивание слова во фразе раздела «Сведения о награждениях», чтобы заменить на «работе»;
  • фиксация разными способами чистых листов.

При заполнении вкладыша следует придерживаться следующих моментов:

  • документ продолжается вестись, так же как и книжка;
  • он не имеет юр.

При оформлении на работу каждому гражданину понадобится заводить основной документ, содержащий информацию о трудовой деятельности – трудовую книжку.

Смена места трудоустройства является нормальной практикой, ведь причин, по которым сотрудник и работодатель не могут продолжать сотрудничество, может быть множество, начиная от выявления более выгодных условий труда, и заканчивая фактической ликвидацией предприятия или организации, что неизбежно приводит к увольнению.

Трудовое законодательство обязывает нанимателя правильно вести документацию предприятия, в том числе и ТК. Факт смены места трудоустройства отображается в ТК, и если закончилась трудовая книжка что делать сотрудник кадровой службы попросту может не знать.

Понимание ключевых правил и особенностей позволит избежать трудностей при оформлении ТК и вкладыша к ней.

Оформить новую книжку или вкладыш

Закончилась трудовая книжка и как начать новую – ситуация, с которой достаточно часто сталкивается кадровый сотрудник предприятия.

Бесплатная консультация, звоните прямо сейчас:

Источник: http://itisk.ru/esli-zakonchilis-listy-v-trudovoj-knizhke-svedeniya-o-rabote

Закончилась трудовая книжка

Работает человек, работает, а тут вдруг раз – и закончилась трудовая книжка! Не спешите радоваться и мечтать о счастливом пенсионном безделье, ведь законодатель уже давным-давно предусмотрел способ продолжения фактического оформления трудовой деятельности даже после того, как будет заполнена последняя строка в официальной трудовой книжке. 

Это можно сделать с помощью вкладыша, который можно приобрести даже в интернет-магазинах, заплатив не самую большую сумму денег.

Но с учетом того, что трудовые книжки обычных среднестатистических работников заканчиваются не так уж и часто, подобные ситуации ставят в тупик даже некоторых сотрудников кадровых служб, которые не знают, как оформить вкладыш в трудовую книжку  таким образом, чтобы все внесенные в нее записи признавались действительными.

В принципе, в правилах корректного оформлении вкладыша нет ничего сверхсложного.

Он ведется в таком же порядке, как и сама трудовая книжка: так же заполняется титульная страница, такие же сведения вписываются в определенные графы, и даже нумерация записей продолжается, а не начинается заново.

К слову, даже если последняя запись в основной трудовой книжке прервалась на середине предложения, во вкладыше можно, абсолютно не стесняясь, дописать ее до логического завершения.

Однако законодательством предусмотрено несколько нюансов, без которых не удастся правильно оформить вкладыш в трудовую книжку.

Во-первых, на титульной странице основного документа необходимо поставить штамп с надписью «выдан вкладыш» и указать его серию и номер.

Во-вторых, вкладыш, как правило, вшивается между последней страницей и обложкой трудовой книжки, что вполне закономерно ввиду хронологического порядка записей. В-третьих, на титульном листе вкладыша должны быть заполнены абсолютно все главы и строки.

Закончилась трудовая книжка: что делать дальше?

Если работодатель по каким-то причинам не внес необходимые сведения или не поставил мокрую печать, тогда, к сожалению, вкладыш является недействительным. Однако после устранения таких недочетов, данная проблема полностью исчезает.

У сотрудника закончилась трудовая книжка

Трудовая книжка совместителя: запись о переводе на основное место работы

Работа по совместительству становится для сотрудника основной. Он уволился с постоянного места работы и принят на полную ставку в организацию, где трудился совместителем. Подписано дополнительное соглашение и издан приказ о его переводе на основную работу. Теперь нужно сделать запись в трудовой о переводе совместителя на…

Трудовая книжка: исправляем ошибку в титульном листе

Кадровиком допущена ошибка в титульном листе трудовой книжки. Запись о смене фамилии случайно сделали в трудовой книжке другой работницы – однофамилицы новобрачной. Поговорим о том, как исправить сделанную по невнимательности ошибку. Порядок исправления ошибок не регламентирован Порядок исправления ошибок, сделанных на титульном листе, действующим законодательством…

Меняем фамилию в трудовой книжке бывшей работницы

Перед кадровиком встал вопрос о смене фамилии в трудовой. Бывшая работница обратилась с такой просьбой. Она вышла замуж и взяла фамилию мужа. В настоящее время она не трудоустроена, поэтому решила действовать именно так. Отказывать бывшей работнице или удовлетворить ее просьбу? Давайте, рассуждать вместе. Изменение фамилии…

Смена фамилии в трудовой: делаем запись на основании паспорта

Работница сообщила о том что вышла замуж. Кадровику нужно сделать запись в трудовой книжке о смене фамилии. Однако выяснилось, что свидетельство о браке утеряно. Можно ли сделать запись, если свидетельства нет. Может, ли паспорт послужить основанием для внесения изменений в трудовую книжку? Расскажем об этом.…

Трудовая книжка: ставим штамп организации при приеме на работу

В компании большая текучка, и, чтобы упростить работу кадровиков, решено ставить штамп организации в трудовой книжке. Этот штамп может заменить рукописный текст, который требуется вносить кадровику. Вот образец такого штампа: Однако перед тем, как принять такое решение окончательно, надо удостовериться, что это не запрещено законодательством.…

Трудовая книжка: образец штампа «Выдан вкладыш»

Сотрудник предприятия повышен в должности. Нужно сделать соответствующую запись в трудовую. Однако книжка закончилась, и запись сделать негде. Надо выдать вкладыш и новую запись сделать уже в нем. Как правильно поставить штамп в трудовую книжку «Выдан вкладыш»? Приведем образец. Закончилась трудовая, нужно выдать вкладыш В…

Трудовая книжка: ставим штамп при изменении фамилии

В отделе кадров решено использовать специально разработанный штамп организации в трудовой книжке. В частности, при смене фамилии сотрудника. Такое решение обусловлено тем, что штат компании вырос и требуется оптимизировать работу кадровой службы. Однако кадровики до конца не уверены в правомерности использования штампа именно при таких…

Вшиваем вкладыш в трудовую книжку

Организация приняла на работу нового сотрудника. По истечении пяти дней было принято решение внести соответствующую запись в его трудовую книжку. Однако оказалось, что места для новой записи нет. Как вшить вкладыш в трудовую книжку? На этот и другие вопросы, касающиеся вкладышей ответим в статье. Начнем…

Вкладыш в трудовую книжку покупает работодатель

При оформлении на работу выяснилось, что у нового сотрудника закончилась трудовая. Нужно приобрести вкладыш в трудовую книжку. Кто должен покупать вкладыш? Кто должен оплатить эти расходы? Если за счет работника, как провести оплату? Ответы на эти вопросы – в статье. Трудовая закончилась, вшиваем вкладыш Трудовая…

Копия трудовой: направляем по почте

Сотрудник организации работает удаленно. Он запросил копию своей трудовой книжки. Так как в офисе он не бывает, кадровый специалист задался вопросом, можно ли направить такому сотруднику копию трудовой по почте. В создавшейся ситуации отправка копии трудовой книжки по почте – это практически единственный способ передать…

«…23456»

Источник: https://bookerlife.ru/zakonchilas-trudovaja-knizhka/

Ссылка на основную публикацию