Запись в трудовой книжке о приеме на работу

Запись в трудовой книжке о приеме на работу

Обязанность делать записи в трудовой книге относится к полномочиям работодателя или сотрудника отдела кадров, если данный отдел вообще имеется.

При попадании к работодателю и соответствующем заключении трудового договора, работник оставляет у работодателя свою трудовую книжку или же заводит ее впервые и имеет право забрать только по факту увольнения.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер. 

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону +7 (499) 938-59-47. Это быстро и бесплатно!

Скрыть содержание

Запись в трудовой книжке о приеме на работу

Но на самом деле сотрудник отдела кадров или же работодатель должны знать множество нюансов, которые касаются внесения каждой записи. Сам вид записи будет зависеть от должности работника и от множества других факторов, которые так или иначе влияют на вносимую запись.

Нельзя недооценивать труд работника отдела кадров, поэтому в помощь начинающим кадровикам, а также для общего просвещения работников, в этой статье мы рассматриваем разные ситуация внесения записи в трудовую книгу.

Порядок и правила заполнения трудовой книжки

Прием на работу сотрудника занятие очень ответственное. Помимо того, что нового работника необходимо быстро ввести в курс дела, для того что бы он как можно скорее стал выполнять свою трудовую функцию, необходимо также правильно оформить его трудовой документ.

Многие работодатели или сотрудники отдела кадров по неаккуратности или из-за отсутствия опыта не редко делают ошибочные записи при заполнении трудовой. Из-за этого работнику приходится менять не только один бланк трудовой, но и книжку полностью.

Поэтому, в особенности, если это ваш первый опыт, вы должны отнестись к заполнению трудовой книжки как можно более грамотно.

Заполнение

Запись в трудовой книжке о приеме на работу

Но в случае, если вы оформляете работнику трудовую по причине того, что это его первое рабочее место, вам будет необходимо самостоятельно заполнить титульный лист. Для этого вы должны написать в приготовленном месте имя, фамилию и отчество работника, а также его дату рождения, информацию об образовании и специализации.

Проверьте тщательно каждую оставленную запись. Обязательно, особенно если это первый ваш опыт, а также при заполнении используйте образцы.

Теперь, когда запись на заглавном листе оставлена, можно переходить к следующим пунктам.

Как правильно сделать запись в трудовую книжку о приеме на работу?

Чтобы правильно внести запись о приеме работника на совсем новую работу вам понадобится два документа. Первый – это трудовой договор работника, а второй документ, это приказ, изданный по организации.

В крайнем левом столбце укажите порядковый номер записи, и если ей предшествовала еще одна – отступить ровно одну строчку.

Запись в трудовой книжке о приеме на работу

Теперь вы уже можете написать, на какую именно должность принят работник, а также указать наименование организации, принимающей работника в свои ряды.

Теперь вам необходимо вписать номер приказа, а также дату его издания.

Только после этого вы можете ставить печать организации и просить работодателя оставить свою подпись. Только после этого работник считается официально трудоустроенным и за него начнут немедленно отчислять платежи.

Какая ставится дата?

Если говорить о дате приема на работу, то, как правило, официальной считается дата заключения непосредственного трудового договора между конкретным работником и работодателем. Но помимо этого, официальной датой также может считаться день, с которого трудовой договор вступит в силу, например, спустя выходные, начиная с понедельника.

Ставится ли печать?

При приеме на работу в трудовой книге в обязательном порядке ставится печать. Это доказывает тот факт, что работник не сам вписал себе данную запись, а действительно осуществлял трудовую функцию.

Иногда печать в трудовой книге сопровождается наклейкой в виде голограммы. Как говорят многие кадровики, это дополнительная защита от недобросовестных работников.

Указывается ли ставка?

Запись в трудовой книжке о приеме на работу

Но многие работодатели ошибочно заносят эти данные в бланк трудовой книжки, тем самым создавая возможность полной замены трудовой, что весьма невыгодно для работника.

Прием на работу генерального директора

При приеме на работу генерального директора в трудовую также вносится информация о дате и должности такого работника, однако документальным основанием для принятия будет являться не приказ, а решение учредителей компании.

Запись в трудовой книжке о приеме на работу

Водителя

Если вы принимаете на работу водителя, то не стоит вписывать в трудовую марку автомобиля на которой он будет осуществлять свой труд. Гораздо важнее перед приемом на работу посмотреть результаты пройденной им медицинской комиссии и только после того начинать заполнять трудовую в общем порядке.

Временная работа

Если гражданина принимают на работу временно, данная запись также должна находиться в трудовой книжке. Многие полагают, что это не обязательно, ведь у работы есть свой срок, но, несмотря на это, временная работа должна найти свое отражение в трудовой.

Запись в трудовой книжке о приеме на работу

Без трудовой книжки

Запись в трудовой книжке о приеме на работу

Расходы на покупку трудовой книжки ложатся на плечи организации, принявшего работника. Заглавный лист заполняется в соответствии с документами работника. Данные проверяются, вносится запись о принятии на работу и трудовая отправляется в личное дело.

Как правильно сделать запись?

Если трудовой договор является срочным, об этом также должно быть указано в записи о приеме на работу. В строке, где вы должны писать сведения о работе, вы должны указать наименование организации, должность и в конце записи указать, что вы приняты на определенную должность по срочному трудовому договору.

Прием на работу в порядке перевода

Если на должность вас перевели, это отражает запись в трудовой книге в столбце сведений о работе. Вы должны указать вашу новую должность, организацию в которую вас перевели и сообщить о том, что это перевод. Если же вас перевели внутри организации, то писать ее наименование нет надобности.

Запись в трудовой книжке о приеме на работу

По совместительству

Запись в трудовой книжке о приеме на работуСовместительство – это способ работы, при котором работник совмещает несколько видов занятости. О том, как именно делать запись в трудовой, поговорим в следующем пункте.

В трудовую книжку, при приеме по совместительству, мы вносим запись следующего характера: она должна содержать порядковый номер, дату приема на работу, а также упоминание о работе по совместительству. Также необходимо наличие вынесенного приказа.

Как правильно исправить запись?

Если вы допустили ошибку в трудовой о приеме на работу, например, неправильно указана дата приема на работу – не стоит отчаиваться. Трудовое законодательство допускает небольшие помарки в записи.

Но если у вас есть неверная запись – ни в коем случае нельзя использовать корректор, кисть или стерку.

Вам придется восстанавливать трудовую книжку работника на новых бланках, поэтому, как только допустили ошибку – ставьте об этом в известность работодателя и работника.

Как исправить ошибку в дате приеме?

Если ошибка допущена в дате в одну цифру – ее можно исправить путем зачеркивания и вписывания новой. Если ошибка идет более чем в двух цифрах, трудовую книгу придется менять. Некоторые допускают и такой способ. Ставят следующим порядковым номером запись о том, что предыдущая запись неверна и следом переписывают правильный вариант.

Как отменить запись о приеме на работу?

  • Для того чтобы отменить запись о приеме на работу достаточно написать следующим пунктом о том, что предыдущая запись не является верной.
  • Образец исправление (аннулирование) записи в трудовой книжке о приеме на работу.

Прием на работу к ИП

Как правильно заполнить трудовую книжку при приеме на работу к ИП? Если вы устраиваетесь на работу к индивидуальному предпринимателю, вам в первую очередь необходимо поинтересоваться, был ли у него опыт оформления трудовых. Обязательно посмотрите трудовую после заполнения. Заполнение трудовой книги в организации и у ИП отличаться не должно, разве, что названием места работы.

Пример (образец) оформления записи в трудовой книжке при приеме на работу к ИП.

Что делать, если работник не предоставил свою трудовую книгу при приеме на работу?

Если работник не предоставил трудовую по причине того, что еще никогда не получал ее, заведите ему новую, если же просто не может найти или потерял – отправьте его в пенсионный фонд для выдачи дубликата трудовой.

Источник: https://naim.guru/trudovaya-knijka/zapolnenie/pri-prieme-na-rabotu.html

Как правильно внести запись в трудовую книжку о приеме на работу?

Запись в трудовой книжке о приеме на работу

Трудовая книжка относится к основным документам, которые могут подтвердить наличие трудовой деятельности.

Нужно верно формулировать и заполнять графы о приеме, так как эта информация повлияет в дальнейшем на расчет пенсии.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер. 

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону +7 (499) 577-03-76. Это быстро и бесплатно!

Скрыть содержание

Правила оформления

Как правильно сделать (оформить) запись в трудовой книжке о приеме на работу?

Чтобы формулировка о приеме нового человека на должность соответствовала всем стандартам нужно соблюдать следующие правила:

  1. Шариковая ручка должна иметь синий оттенок, нельзя использовать цветные чернила.
  2. Пишем запись аккуратно, все буквы, цифры должны читаться и быть разборчивыми.
  3. В оформлении нужно избегать сокращений, например, нельзя писать дол-ть вместо должность. Это относится и к инициалам – только полное имя с фамилией и отчеством.

Когда вносится запись в трудовую книжку о приеме на работу?

После оформления первого документа — трудового договора, нужно внести формулировку о приеме.

Внимание! Сделать это стоит в течение пятидневного срока.

Кем вносится запись в трудовую книжку о приеме на работу?

Запись в трудовой книжке о приеме на работу

Это обязанность обычно возлагается на кадровика, бухгалтера или офис-менеджера с должностными функциями по кадровому администрированию.

Порядок внесения сведений

Формулировки о приеме фиксируются в определенной последовательности.

Внимание! Эту структуру менять нельзя.

Наименование организации

Открываем трудовой документ нового человека и в строке раздела «Сведения» вписываем наименование компании. Формулировка вносится без уменьшения, в соответствии с учредительными документами компании. Сокращать название можно только при его действительном наличии.

Внимание! В первой формулировке о компании не вносят порядковый номер и дату. Это считается ошибкой.

Если в компании существует большой поток персонала, например, на рабочие вакансии, то многие компании заказывают специальный штампик с наименованием сведений. Это облегчает работу кадрового работника при массовом подборе и позволяет избежать ошибок.

Порядковый номер вносимой записи

Под названием компании в первой графе указывается порядковый номер. Если последнее число было, к примеру, «5», то следующий номер будет «6». Стоит обратить внимание на то, что все записи делаются только вручную.

Дата приема на работу

Во втором столбце фиксируется запись о дате. Дата заполнения трудовой книжки не влияет на дату приема на работу. К примеру, новый человек принят 20 января 2016 года. В строке фиксируется – 20.01.2016.

Запись о принятии в структурное подразделение

Запись в трудовой книжке о приеме на работу

Должность устанавливается исходя из штатного расписания.

Этот документ необходимо иметь в каждой компании.

Наименование должностей должно быть определено исходя из квалификационного справочника. Их утверждает Правительство РФ. Если не принимать это правило, то у человека могут быть сложности при выходе на пенсию.

Читайте также:  Заявление на отгул в счет ранее отработанного времени – образец

Важно не перепутать слово «принят». Только такая формулировка нужна в книжке. Неверно будет – «начислен», «назначен».

Для женщин употребляется формулировка – «принята», для мужчин, соответственно,- «принят».

Внимание! Запрещено фиксировать в книжке характер трудового договора, например, выход на полставки. В книжке нужна только информация, куда и на какую должность вышел новый человек.

В четвертой графе фиксируется номер, дата приказа о приеме. Сначала выставляется число даты, а затем номер.

О правилах оформления приказа о приеме на работу читайте в следующей статье.

Подпись и печать

Ставится ли печать в трудовой книжке при приеме на работу?

Запись о приеме не требуется подписывать и ставить под ней печать. Если книжка новая, то следует соблюдать правила оформления титульного листа (с печатью и подписью).

В книжке с уже имеющимися записями о трудовой деятельности никаких подписей и печатей после информации о приеме делать не нужно.

Запись в трудовой книжке о приеме на работуЗапись в трудовой книжке о приеме на работу

Запись «до поступления на работу трудового стажа не имел», не предусмотрена действующими нормативными актами.

Запись в трудовой книжке о приеме на работу

При исправлении неверных формулировок нужно брать во внимание правовые акты:

  1. Инструкция по заполнению книжек, утвержденная Минтрудом России десятого октября 2003 году под номером 69.
  2. Трудовой кодекс. Рассматриваются статьи об верных формулировках в книжках.

Признание записи недействительной

  • Если формулировка внесена неверно, то в следующей строке под новым порядковым номером вносится верная формулировка.
  • Под новой правильной формулировкой указывается документ, на основании чего ее вписали.
  • О том, что предыдущая формулировка недействительна, а также новая запись вписываются под одним и тем же порядковым номером.

Зачеркивание

Зачеркивание в трудовой книжке недопустимо. Согласно правилам заполнения этого делать нельзя.

Внимание! Исправить неправильную формулировку можно только признав ее недействительной.

Дополнения о приеме нужно делать с признанием записи недействительной. Например, сотрудник кадров указал, что новый человек принят в отдел продаж на должность менеджера по развитию. Но ему нужно было указать должность аналитика. Он признает запись недействительной и фиксирует верную формулировку.

Порядок внесения исправлений в трудовую книжку

Запись в трудовой книжке о приеме на работу

  1. В строке с номером вносится порядковый номер.
  2. Далее указывается дата исправления.
  3. Графа третья – это непосредственная запись об исправлении. Верно: «Запись по №_недействительна».
  4. В графе «Сведения» фиксируется верная формулировка.
  5. В графе «Наименование» вносится номер, дата приказа.

В трудовой книжке неправильно указана дата приема на работу, образец исправления ошибочной записи:
Запись в трудовой книжке о приеме на работу
Заполнять сведения о приеме следует исходя из набора определенных правил. Нарушать их при заполнении книжек не рекомендуется.

Источник: https://moyafirma.com/shtat/hr/kadrovoe-deloproizvodstvo/priem-na-rabotu/documenty/oformlenie-zapisi-trudovoj.html

Правила оформления трудовой книжки при приеме на работу

Начало трудовой деятельности любого гражданина должно осуществляться с подписания трудового соглашения.

Вместе с этим, сразу после издания приказа о зачислении в штат компании, осуществляется запись в трудовой книжке о приёме на работу.

Делает её сотрудник кадрового подразделения, другое уполномоченное на ведение таких документов лицо либо сам работодатель (если это индивидуальный предприниматель).

Правила

Перед началом заполнения официальных документов целесообразно ознакомиться с общими правилами, как это должно осуществляться.

Оформление трудовой книжки при приёме на работу имеет свои особенности, в частности:

  • все записи должны выполняться шариковой либо гелевой ручкой с использованием тёмных чернил (синего либо чёрного цвета);
  • записи производятся исключительно на русском языке;
  • делать какие-либо сокращения в процессе внесения информации не допускается (исключения может составлять общепринятая аббревиатура);
  • все сведения, что вписываются, должны в обязательном порядке располагаться в правильных графах и соответствовать данным и информации, обозначенной в соответствующих приказах на приём, перемещение, увольнение, перевод, поощрение, изменение ранга, разряда или категории;
  • вся вносимая информация должна исключать неоднозначность трактовки, важна аккуратность, разборчивость;
  • для записи числовой информации используются только арабские цифры.

Писать необходимо разборчивым, аккуратным почерком. Какие-либо исправления, подтирания, использование корректоров не допускается.

Если в процессе внесения записей в книжку всё же была допущена ошибка, которую нужно исправить, неправильную запись необходимо перечеркнуть ровной линией, сверху аккуратно написать правильные сведения и всё это заверить подписью кадровика и печатью компании (отдела кадров).

Трудовая книжка – это документ, сопровождающий своего хозяина на всём промежутке его трудовой деятельности до момента выхода на пенсию. Поэтому в процессе её заполнения следует все записи делать аккуратно, а хранить в специально оборудованном для этого месте.

При утере документ подлежит повторной выдаче, на титульном листе книжки ставится пометка «дубликат». Записи также вносятся заново. Могут возникнуть сложности с заполнением, если человек несколько раз менял место работы.

Начало трудовой деятельности

Запись в трудовой книжке о приеме на работу

Делается это в определённой последовательности:

  1. После одобрения руководства и принятия решения о приёме нового сотрудника в штат компании с ним подписывается трудовой договор либо контракт (зависит от должности, на которую претендует соискатель).
  2. Не позднее первого рабочего дня, когда работник приступал к выполнению возложенных на него трудовым соглашением функциональных обязательств, работодатель обязан издать приказ о приёме его на работу. Такой распорядительный акт подписывается генеральным директором (главой правления), директором либо уполномоченным руководителем филиала. С приказом сотрудник должен под подпись ознакомиться не позднее 3 дня его фактической работы.
  3. После подписания приказа руководителем компании (уполномоченным лицом) работник кадрового подразделения обязан оформить на нового сотрудника трудовую книжку и внести в неё все необходимые записи в соответствии с документами нового труженика и записями в приказах о его трудоустройстве. Для этого законодатель отвёл не более 5 рабочих дней после того, как будет подписан соответствующий приказ.

Эти действия выполняются в строго указанной последовательности. Миновать какой-то этап не получится, так как это будет нарушением законодательства.

Правила и инструктивные указания, определяющие, как необходимо вести, хранить, заполнять трудовой документ, какой формы должны быть бланки трудовых книжек, установлены на правительственном уровне и утверждены соответствующим образом. Какое-либо самоуправство здесь не допускается, ибо в дальнейшем такой документ может быть признан недействительным.

Важно отметить, что чаще всего запись в трудовой книжке о приёме на работу осуществляется в последний, отведённый законодателем, день. Это связано с тем, что сотрудник обязан проработать в компании больше 5 дней (до этого момента администрация имеет право не оформлять трудовую книжку).

В случае заключения трудового договора с испытательным сроком данные об этом должны найти отображение в трудовой книжке (указывается период испытательного срока).

Это важно для того, что в случае последующего увольнения из-за не прохождения периода испытания, имелось соответствующее доказательство, документальное подтверждение, что принимали сотрудника на предприятие с таким условием начала трудовой деятельности.

Запись в трудовой книжке о приеме на работу

  • обязанность выполнить оформление такому сотруднику новой трудовой книжки;
  • обязательство заполнить титульный лист;
  • сведения о владельце, его дате рождения, образовании, полученной ранее специальности, имеющейся профессии делаются на основании предоставленных оригиналов документов;
  • владелец документа должен поставить свою подпись на титульном листе книжки в качестве подтверждения сведений о нём.

Если на момент заполнения трудовой книжки какие-то документы отсутствуют (например, гражданин ещё продолжает своё обучение), заполнение соответствующих граф будет выполнено после получения соответствующего документа.

Каждая запись, внесённая в трудовую, в обязательном порядке дублируется в личной карточке сотрудника. Именно здесь он обязан проставить свою личную подпись об ознакомлении. Расписываться в трудовой книжке в обязательном порядке нужно только в случае увольнения, когда этот документ выдаётся на руки уже бывшему сотруднику.

Всё время, пока гражданин трудится на предприятии, его трудовая должна храниться в отделе кадров (непосредственно у работодателя), который несёт ответственность за сохранность этого документа.

Разделы книжки

Фактически самым важным для работника и работодателя разделом, кроме титульного листа, является блок информации, где прописываются данные о трудовой деятельности сотрудника.

Ведь именно здесь будут записывать должность, период работы, приобретённые категории, ранги, разряды.

По этому разделу в дальнейшем будут определять периоды основной работы, причины, побудившие сотрудника на увольнение.

https://www.youtube.com/watch?v=82Mj5R2CHm8

Сразу стоит обозначить, что состоит этот раздел из четырёх блоков с разворотом на две страницы. Их заполнение должно осуществляться в соответствии с обозначенными выше правилами.

Запись в трудовой книжке о приеме на работу

  1. В первом блоке проставляется арабской цифрой порядковый номер записи. Тут нужно понимать, что все последующие записи будут иметь следующий порядковый номер записи вне зависимости от места работы, страницы заполнения, причин увольнения.
  2. Второй блок предназначен для внесения ведомостей о дате, с которой работник начал свою трудовую деятельность. Пишется в трёх колонках арабскими цифрами без сокращений. Если дата начала деятельности припадает на первые числа (от 1 до 9), то перед таким числом всегда проставляется 0.
  3. Следующий, третий блок предназначен для осуществления записи о фактическом действии, которое произошло. Сюда вносят информацию о начале работы, переводе на другую должность, повышении квалификации и другие. Обязательно должны присутствовать важные данные о трудовой деятельности (например, испытательный срок и его период, срочный трудовой договор). Должность, на которую принимается сотрудник, по названию должна быть идентична той, что прописана в штатном расписании, с обязательным обозначением разряда, категории, ранга. Сначала указываются сведения о предприятии, где работает владелец трудовой. Может заполняться от руки, а может проставляться в виде фирменного прямоугольного штампа компании. Внизу под такой записью обязательно должна указываться должность, ФИО с расшифровкой, подпись уполномоченного на ведение трудовых книжек лица. Запись обязательно заверяется круглой печатью.
  4. Последний, четвёртый блок предназначен для внесения оснований, используя которые были внесены записи. Пишутся сведения в сокращённом виде. Как правило, это сведения о распорядительном акте (приказе, распоряжении).

Обозначенная выше последовательность фиксирования сведений в трудовых утверждена на государственном уровне. Отходить от такого порядка недопустимо. В противном случае в будущем у гражданина могут возникнуть проблемы в процессе оформления пенсии.

Как поступать с совместителями

Запись в трудовой книжке о приеме на работу

В этом случае законодатель определил такие основные моменты:

  • при оформлении на работу по совместительству заводить на новом рабочем месте вторую трудовую книжку необязательно;
  • для внесения сведений о второй работе необходимо официальное трудоустройство по совместительству (подтверждается надлежащим образом заверенными приказами о приёме на работу и трудовым соглашением);
  • записи в основную трудовую книжку осуществляются последующим порядковым номером, выполнять запись другой организации и проставлять подпись другого кадровика не требуется.

Сотрудник может попросить кадровика другого предприятия, где он работает по совместительству, о том, чтобы тот сделал соответствующие записи.

Законодатель определил, что все сведения о трудовой деятельности гражданина могут вноситься на одном предприятии, где находится его основная работа. Для этого просто необходимо предоставить в отдел по работе с кадрами копии актов, подтверждающих другие трудовые отношения.

Нужно понимать, если трудовые отношения по совместительству будут прекращены, для получения соответствующих записей в трудовую книжку гражданину лично придётся принести в отдел кадров основного предприятия копии документов об увольнении. Если же к тому времени будет прекращена работа в основной компании, соответствующую запись сможет сделать кадровик следующего предприятия, куда гражданин трудоустроится на основную работу.

Читайте также:  Заявление на перечисление зарплаты на карту

Когда и как выдаётся дубликат

Запись в трудовой книжке о приеме на работу

В этом случае внесение информации о прошлой трудовой деятельности гражданина осуществляется на последнем предприятии, где он выполняет рабочие функции. Для начала этой процедуры необходимо обратиться к работодателю с письменным заявлением.

Последовательность действий в процессе выдачи дубликата сводится к таким шагам:

  1. Работник пишет письменное обращение на имя работодателя, где указывает причину необходимости выдачи дубликата трудовой книжки.
  2. Рассмотрение заявления осуществляется на протяжении 14 календарных дней.
  3. За период, пока заявление находится на рассмотрении, работник обязан собрать справки с предыдущих мест работы о сведениях, подтверждающих его прошлую трудовую деятельность (приказы, в которых указано, по какой причине увольняется работник). В случае ликвидации таких компаний на момент обращения, можно запросить сведения из ближайших архивов, куда при закрытии предприятия передавались личные дела сотрудников на хранение. Если справки отсутствуют, в дубликате может указываться общий совокупный стаж, который работник имел до момента потери документа.
  4. Все документы передаются в отдел кадров компании, где трудится гражданин.
  5. Работник кадрового подразделения на основании предоставленных справок в хронологическом порядке восстанавливает все записи в трудовой. Повторно выданный документ подписывается кадровым работником, который должен заверить свою подпись печатью организации.

По заявлению гражданина работодатель обязан оформлять дубликат утерянного документа. Не допускается даже при наличии весомых аргументов отказывать сотруднику в его праве на замену утерянного документа.

Особенности внесения отдельных записей

Запись в трудовой книжке о приеме на работу

Чтобы получить эти сведения, потребуется обращаться в кадровое подразделение конкретной компании, где по просьбе выдадут соответствующую справку.

Целесообразно также обозначить механизм изменения ошибочных либо недействительных записей. В частности в случае смены причины увольнения, неправильной записи, принятия судом решения о восстановлении сотрудника в должности, работодатель обязан привести в порядок все имеющиеся записи в трудовой. Чтобы это сделать, необязательно всё перечёркивать либо переписывать по-новому, оформляя дубликат.

Нужно просто выполнить то, что гласит инструкция:

  • следующей по порядковому номеру записью нужно обозначить, что «запись № ___ недействительна (ошибочна)»;
  • дальше в трудовой книжке пишется правильная запись, которую нужно использовать в дальнейшем;
  • против каждой из таких записей в обязательном порядке указывается основание, послужившее необходимостью внесения такого текста (номер приказ, решение суда и номер приказа).

Делать все записи нужно максимально аккуратно и грамотно, не допуская орфографических и пунктуационных ошибок.

Заполнение трудовых книжек не должно превращаться в альбом для рисования, поэтому законодателем и установлен определённый порядок внесения изменений и исправления ошибок, обязательный для всех кадровых сотрудников и работодателей.

Внесение в трудовую книжку записи о приёме на работу – это важный момент для каждого человека, ведь от правильности записи зависит его пенсия. Очень важно, чтобы книжка велась аккуратно и в соответствии с трудовым законодательством.

Источник: https://tvoeip.ru/kadry/priem/zapis-v-trudovoy-knizhke

Правила заполнения трудовой книжки

Заполнение трудовых книжек в 2020 году регулируется следующими нормативными документами:

При этом следует иметь в виду, что указанная нормативка — это не рекомендации к исполнению, а четко прописанные нормы, которыми утвержден образец трудовой книжки, и неисполнение которых преследуется по статье 5.27 КоАП РФ.

Заполняем титульный лист

Титульный бланк трудовой книжки заполняется в двух случаях:

  • первое трудоустройство;
  • оформление дубликата.

Образец новой трудовой книжки утвержден Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 и с тех пор не менялся.

Запись в трудовой книжке о приеме на работу

Вся информация о владельце трудовой вносится чернилами черного, синего или фиолетового цвета. При заполнении необходимо указать:

  • Ф.И.О.;
  • дату рождения (ДД.ММ.ГГГГ);
  • образование и специальность;
  • профессию.

Информация вносится на основании предоставленных работником документов: как там написано, так и пишем. Никакие записи «со слов» работника не пишутся и не вносятся. Текст вписывается аккуратно, разборчивым почерком. Не допускаются помарки и ошибки. Даты вносятся арабскими цифрами. Какие документы работник предоставляет при заключении трудового договора:

  • об образовании (если работа требует специальных знаний, умений и навыков);
  • о воинском учете (если лицо военнообязанное);
  • СНИЛС (если отсутствует — работодатель оформляет этот документ сам);
  • паспорт.

Трудовая в списке не указана, но надо помнить, что это обязательный документ. Образец оформления трудовой книжки 2020 года вы сможете увидеть ниже.

Все, что записано на титульном листе, заверяется подписью специалиста, ответственного за заполнение, ведение и хранение трудовых книжек.

В любой организации, вне зависимости от формы собственности и направления деятельности, на одного из работников возлагается ответственность по оформлению и хранению трудовых книжек в рамках организации (пункт 45 правил, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.

2003 № 225). Кто это — кадровик, бухгалтер, работник другой службы или сам директор — не имеет значения. Важно, чтобы такой человек назначался приказом, который имеет такое же название — об утверждении ответственного лица за заполнение и хранение трудовых книжке и вкладышей к ним.

Целесообразнее назначить двух работников на это направление. Если один работник заболел или ушел в отпуск, второй его на это время подстрахует.

Далее ставится печать компании, если она есть. Ее оттиск ставится в специально отведенном месте на бланке. Если печати нет, значит, не ставим.

После того как кадровик внесет необходимые сведения владелец документа в специально отведенной строке расписывается в знак согласия с тем, что все данные внесены верно. Если были допущены ошибки, то такой документ признается недействительным и подлежит уничтожению, а владельцу трудовой книжки выписывается новый бланк (за счет организации).

Заполненный титульный лист трудовой книжки 2020 года

Запись в трудовой книжке о приеме на работу

Что делать, когда работник меняет персональные данные? Не выкидывать же книжку… Да, этого делать не нужно, для этого случая законодательством предусмотрена возможность внесения изменений: старые данные работника на титульной странице аккуратно зачеркиваются (речь о Ф.И.О.), а на развороте трудовой вписываются новые сведения. Заверяем эту запись своей подписью с расшифровкой (если есть печать, ее тоже ставим). Более подробно, как заполнять трудовую книжку 2020 году в этом случае, написано в разделе III правил, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225. Необходимо иметь в виду и помнить, что исправление записей на титульном листе и в остальных разделах трудовой осуществляется разными способами.

Заполняем раздел «Сведения о работе»

После того как титульный лист заполнен, переходим к разделу «Сведения о работе». Здесь фиксируется:

  • наименование компании;
  • число, месяц, год внесения записей;
  • сам факт приема на работу;
  • передвижения по должностям;
  • переводы (на постоянной основе);
  • совместительство (по желанию работника по основному месту работы);
  • причины расторжения трудового договора.

Записи в трудовой книжке 2020 года вносятся на основании приказа, который издает руководитель организации. Реквизиты документа указываются в отведенной для этого графе. Запись следует внести в течение 7 дней со дня издания распоряжения (при приеме, переводах, повышениях и т. д.

), при увольнении записи вносятся в последний рабочий день (пункт 10 Правил, утвержденных Постановлением № 225). Порой специалисты путают сроки пять и семь дней. Пять дней — это срок, по истечению которого работодатель обязан завести на своего работника трудовую книжку (п. 3 Правил). Каждой записи соответствует порядковый номер.

Не нумеруются только заголовки в разделе «Сведения о работе».

Образец заполнения трудовой книжки (2020)

Запись в трудовой книжке о приеме на работу

Правила заполнения трудовой книжки (2020)

Порядок внесения информации в этот раздел:

  1. В графу «Сведения о работе» вписываются данные о предприятии-работодателе (без сокращений).
  2. В первой графе «№» записи присваивается порядковый номер.
  3. Во второй графе «Дата» (ДД.ММ.ГГГГ) указывается дата (в соответствии с приказом или фактическим допуском к работе).
  4. В третью графу вносятся данные о приеме на работу с указанием должности (как в трудовом договоре).
  5. В четвертом разделе указываются реквизиты приказа или иного нормативного акта о приеме на работу.

Когда приходит время, люди уходят из организации по разным причинам. Сведения о прекращении рабочих отношений заносятся сюда же следующей записью. Образец, как правильно заполнить трудовую книжку в этом случае, смотрите ниже.

Как внести запись об увольнении

Запись в трудовую вносится в соответствии с приказом нанимателя (именно в том виде, который есть в приказе, без сокращений). Указывается основание увольнения (ст. 77 ТК РФ), например: «Уволен по собственному желанию, пункт 3 части 1 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации». Пример заполнения трудовой книжки по этому основанию представлен чуть ниже.

Если расторжение трудовых отношений имеет иные причины, например утрата доверия, то применяется ссылка на статью, запись такая: «Трудовой договор расторгнут в связи с совершением виновных действий работником, непосредственно обслуживающим товарные ценности, дающих основание для утраты доверия к нему со стороны работодателя, пункт 7 части 1 статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации». Вне зависимости от причины ухода работника знакомят с этой записью и выдают бланк документа на руки.

Запись заверяется подписью руководителя (или уполномоченного лица) с расшифровкой, ставится печать предприятия (при условии, что она есть).

В знак ознакомления с записью работник ставит в бланке свою подпись, указывает фамилию и инициалы. Расшифровка подписи — важный момент, так как фамилия должна совпадать с указанными на титульнике данными.

После этого работник расписывается в книге (некоторые называют ее журналом) учета движения трудовых и вкладышей к ним.

Запись в трудовой книжке о приеме на работу

Правильное заполнение трудовой книжки (2020) исключительно важно, особенно в свете последних реформ пенсионного законодательства. ПФР не примет в работу документы, оформленные неправильно, или просто не зачтет период работы человека, оформленный с ошибками. Когда-нибудь мы все выйдем на пенсию, и не хочется это время тратить на исправление чужих ошибок.

Трудовая книжка, заполнение, не ограничивается заполнением титульного листа и раздела о работе, трудовая содержит еще один раздел — сведения о награждениях и поощрениях.

Вносим запись о поощрении и награждении

В носятся в трудовую книжку и записи о профессиональных заслугах сотрудника, наградах и поощрениях за хороший труд (сведения о взысканиях не заносятся). Все новые данные вписываются на основании приказа работодателя. Алгоритм записей тот же, что и в случае приема на работу, образец и правила заполнения трудовой книжки — выше.

Вкладыш в трудовую книжку

Вкладыш заводится и вшивается в трудовую, когда места в основном документе о стаже не остается и новые сведения вписывать уже некуда. Форма вкладыша утверждена Постановлением Правительства № 225.

Запись в трудовой книжке о приеме на работу

Из важного, что надо знать про вкладыш:

  • он вшивается (прямо нитками, каким образом — неважно, важно прикрепить);
  • при заполнении вкладыша персональные данные в нем должны совпадать с данными, которые указаны на титульнике трудовой;
  • номер вкладыша вписывается в книгу учета движения трудовых;
  • все остальное заполнение идентично трудовой.

Для Республики Крым порядок внесения записей аналогичен, за образец, как заполнить трудовую книжку РК (2020), возьмите приведенные выше примеры.

Источник: https://clubtk.ru/pravila-zapolneniya-trudovoy-knizhki

Образец заполнения трудовой книжки при приеме на работу

Компания должна при поступлении на работу новых людей делать необходимые записи в их трудовых книжках.

Если принимаемый уже где-то работал до этого, то он при приеме вместе с установленными законодательством документами передает отделу кадров свою трудовую.

Читайте также:  Отгул за сдачу крови – образец заявления

Она используется, в основном, как бланк, подтверждающий его опытность, имеющийся стаж работника как для исчисления пенсии, так и при расчете различных пособий.

Порядок внесения записи в трудовую книжку при приеме на работу

Запись в трудовой книжке о приеме на работуВ момент приема нового сотрудника на работу бланк трудовой сдается в кадровую службу, на которую возлагается ответственность за сохранность этого документа. Она подлежит обязательной регистрации в журнале учета движения этих документов в качестве БСО.

При ее заполнении нужно использовать такой регламент как инструкция по заполнению трудовой книжки, которая была утверждена Минтруд, и ее требования являются обязательными для каждого.

Запись в трудовой книжке разрешается делать только ответственному лицу на основании изданных распоряжений руководства, реквизиты которых также заносятся в соответствующие графы этого документа. По общему правилу по истечению пяти дней работнику, поступившему на работу согласно приказа о приеме вносятся соответствующие сведения.

Оформление информации в момент приема не запрещено, но часто приводит к последующему их аннулированию, например, когда новый работник не выходит на работу.

Внимание! Когда трудоустройство в организацию происходит впервые или сотрудник не может найти свою трудовую, отдел кадров обязан оформить ему новый бланк, а работник компенсировать стоимость этого документа.

Она заполняется вручную с помощью ручек, при этом все цифры должны быть арабские.

  Методика проведения специальной оценки условий труда

Начальная страница оформляется на предприятии при первом приеме на основании удостоверяющих документов, аттестатов и дипломов. Далее при изменении этих данных, можно, согласно новым документам, вносить сюда изменения.

Каждое внесение информации в трудовую нумеруется, чтобы можно было сразу определить последующий номер записи.

Работа без трудовой книжки

Принимать человека на работу без существующей трудовой книжки разрешается только, если он поступает в организацию по совместительству или проработал менее установленного ТК РФ срока, то есть пяти дней.

Если ее нет, то тогда закон определяет обязанность работодателя ее завести. Восстанавливать старый документ возлагается на самого работника, при это все происходит на основании справок.

Новая трудовая на руки работнику не выдается.

  • Однако, у работника, поступившего на неосновную работу, сохраняется право на внесение записи о совместительстве.
  • Во всех иных случаях компания должна завести сотруднику новый бланк.
  • Периодически у законодателей появляется инициатива полностью отменить трудовые книжки, тем не менее в настоящее время она остается одним из важных документов при трудоустройстве.

Как правильно вносить записи в трудовую при приеме сотрудников

Запись в трудовой книжке о приеме на работу 2017 образец

Это стандартная форма информации об оформлении на работу, которая должна содержать информацию о должности, отделе (если есть), реквизитах документа о приеме.

№ записи Дата Сведения о приеме на работу, переводу на другую работу, квалификации, увольнении (с указанием причин и со ссылкой на статью, пункт закона) Наименование, дата и номер документа, на основании которого внесена запись
Число Месяц Год
1 2 3 4
Общество с ограниченной ответственностью «Динотопия» (ООО «Динотопия»)
10 18 07 2016 Принята на работу в экономический отдел на должность нормировщика Приказ №8-К от 18.07.2016

  Трудовой договор с работником

Запись в трудовую книжку по совместительству образец

Если работник устраивает в другую организацию по совместительству, то обычно его трудовая книжка хранится на главном месте осуществления деятельности. Запись о приеме в нее может сделать сотрудник кадрового отдела основной компании, согласно справки с нового места работы или копии приказа.

1 2 3 4
16 18 07 2016 Принят на работу по совместительству в Общество с ограниченной ответственностью «Галатея» на должность слесаря сборочных работ Приказ ООО «Галатея» №76-К от 18.07.2016

Как сделать запись о приеме на работу к ИП

Индивидуальные предприниматели, как и организации, имеют обязанность оформлять трудовые книжки нанятых работников, своевременно внося в них записи. Однако предприниматель не обязан формировать приказы, поэтому причиной для записи может служить трудовой контракт с сотрудником.

1 2 3 4
Индивидуальный предприниматель Сажнев Константин Сергеевич (ИП Сажнев К. С.)
6 18 07 2016 Принят на работу на должность сторожа Трудовой договор №16 от 18.07.2016

Запись в трудовой книжке по срочному трудовому договору образец

Несмотря на тот факт, что новый сотрудник оформляется на конкретный срок, запись в трудовой о приеме на работу проводится по стандартному образцу. В ней не должно быть упоминания о временном характере работы — такова позиция Роструда, которая была выражена в официальном письме.

1 2 3 4
Общество с ограниченной ответственностью «Гранит» (ООО «Гранит»)
3 18 07 2016 Принята в финансовый отдел на должность бухгалтера Приказ 28-К от 18.07.2016

Прием на работу в порядке перевода

Информация в трудовой о том, что сотрудник поступил на работу в форме перевода, оформляется только в том случае, если со своего предшествующего места работы он уволился переводом в новую фирму. То есть предыдущая запись должна быть об увольнении со ссылкой на номер статьи ТК.

  Договор гражданско правового характера (ГПХ)

Служащий кадрового отдела должен оформить запись о приеме на работу в виде перевода. Вся остальная информация не отличается от стандартного оформления.

1 2 3 4
Общество с ограниченной ответственностью «Столица» (ООО «Столица»)
3 18 07 2016 Принят в отдел сбыта на должность менеджера по продажам в порядке перевода из общества с ограниченной ответственностью «Оазис» Приказ № 16-К от 18.07.2016



Источник: https://ip-on-line.ru/kadry/obrazets-zapolneniya-trudovoj-knizhki-pri-prieme-na-rabotu.html

Примеры оформления записей в трудовой книжке | СБИС Помощь

Записи в трудовую книжку вносятся на основании приказа или распоряжения руководителя и должны соответствовать правилам, установленным законодательством. СБИС подскажет, что записать в трудовой при приеме, увольнении или переводе сотрудника.

Рассмотрим на примере типичных кадровых ситуаций, как оформляются записи в трудовой книжке.

Заполнение титульного листа

  1. Заполните данные работника: фамилию, имя, отчество, дату рождения.
  2. Укажите уровень образования, а также профессию или специальность нового сотрудника.
  3. Проставьте дату заполнения трудовой книжки.

  4. Дайте подписать сотруднику и подпишите сами.

Запись о приеме на работу

  1. В графе 3 укажите полное наименование организации и сокращенное, если оно есть.
  2. В графе 1 поставьте порядковый номер новой записи. Он должен располагаться на следующей строке после названия организации.
  3. В графе 2 укажите дату приема на работу, например «25.11.2018».

  4. В графе 3 сделайте запись о приеме. Впишите наименование должности, специальности или профессии с указанием квалификации. Если сотрудник принят на работу в определенный отдел, впишите его название.

  5. В графе 4 укажите дату и номер приказа или иного решения работодателя, согласно которому работник принят.

Если сотрудник принят на работу в обособленное подразделение, в графе 3 в качестве названия отдела укажите его наименование.

Запись о переводе

  1. В графе 1 поставьте номер новой записи, в графе 2 — дату перевода.
  2. В графе 3 сделайте запись о переводе с указанием подразделения, должности, специальности или профессии с указанием квалификации.

  3. В графу 4 занесите дату и номер приказа о переводе.

Запись о работе по совместительству

Если вы оформляете прием на работу по совместительству, не нужно запрашивать трудовую книжку у сотрудника. По желанию сотрудника основной работодатель внесет запись в его трудовую книжку о трудоустройстве у вас.

И наоборот — когда ваш сотрудник устраивается на работу по совместительству в другую организацию, он может попросить вас указать это в трудовой книжке.

Для этого ему требуется предоставить справку о работе в организации, где указано ее название, должность сотрудника, дата и основание приема на работу.

Справка должна быть подписана руководителем или другим уполномоченным лицом и заверена печатью организации.

Также в качестве подтверждающего документа сотрудник может предъявить заверенную копию приказа о приеме на работу в другую организацию.

  1. В графе 1 поставьте номер новой записи, в графе 2 — ее дату.
  2. В графе 3 введите полное и краткое название организации, в которую сотрудник устроился по совместительству, и наименование должности, специальности или профессии с указанием квалификации.
  3. В графе 4 укажите реквизиты документа (копии приказа), согласно которому сотрудника приняли на работу в другую организацию. Занесите в трудовую дату и номер.

Исправить запись в трудовой книжке

Если в записи допущена ошибка, ее нельзя зачеркивать. Чтобы изменить данные, сначала сделайте отметку о том, что старая запись недействительна. После этого можно внести правильную запись.

  1. В графе 1 поставьте номер новой записи, в графе 2 — дату ее внесения.
  2. В графе 3 укажите, какая запись признана недействительной. Например «Запись за № 2 недействительна».
  3. Внесите правильную запись. В графе 4 повторите дату и номер приказа старой (неправильной) записи или нового распоряжения, на основании которого внесли правильную запись.

Запись об увольнении

  1. В графе 1 поставьте порядковый номер записи, в графе 2 укажите дату увольнения.
  2. В графе 3 сделайте запись об увольнении. Укажите причину увольнения.

    Она должна быть записана точно так же, как в приказе о расторжении трудового договора — со ссылкой на статью Трудового кодекса РФ.

  3. В графу 4 занесите дату и номер приказа об увольнении.

  4. В графе 3 укажите должность, подпись и расшифровку подписи специалиста, который вносил изменения. Поставьте печать организации.
  5. Дайте сотруднику расписаться в трудовой книжке, чтобы подтвердить согласие с записями о работе в организации.

Увольнение в порядке перевода

  1. В графе 1 поставьте порядковый номер записи, в графе 2 укажите дату увольнения.
  2. В графе 3 укажите причину увольнения и название организации, в которую сотрудник перевелся. Дайте ссылку на статью ТК РФ.
  3. В графу 4 занесите дату и номер приказа об увольнении.

  4. В графе 3 укажите должность, подпись и расшифровку подписи специалиста, который вносил изменения. Поставьте печать организации. Дайте сотруднику расписаться в трудовой книжке, чтобы подтвердить согласие с записями о работе в организации.
  5. В графе 3 в виде заголовка отразите полное и сокращенное наименование организации (если оно есть), в которую перевелся сотрудник.

  6. Под заголовком в графе 1 укажите порядковый номер записи, в графе 2 — ее дату.
  7. В графе 3 сделайте запись о приеме на работу с указанием подразделения и должности, а также причиной — «в порядке перевода».
  8. В графу 4 занесите дату и номер приказа о приеме на работу.

Увольнение в связи со смертью сотрудника

  1. В графе 1 поставьте порядковый номер записи, в графе 2 укажите дату увольнения.
  2. В графе 3 укажите причину прекращения трудового договора — «в связи со смертью сотрудника» — со ссылкой на статью в ТК РФ.
  3. В графу 4 занесите дату и номер приказа об увольнении.

  4. В графе 3 укажите должность, подпись и расшифровку подписи специалиста, который вносил запись. Поставьте печать организации.

Внести изменения при смене фамилии

  1. На титульной странице трудовой книжки зачеркните старую фамилию сотрудника и впишите новую.
  2. На обратной стороне обложки впишите причину смены фамилии со ссылкой на документ-основание. Например, свидетельство о регистрации брака.
  3. Укажите свою должность и фамилию. Распишитесь и поставьте печать организации.

Внести изменения в сведения об образовании

На титульной странице трудовой книжки впишите новые данные об образовании сотрудника.

Источник: https://SBIS.ru/help/staff/labor_example

Ссылка на основную публикацию