Запись в трудовой в книжке, как заполнить – правила ведения

Запись в трудовой в книжке, как заполнить – правила веденияТК — по закону это (ст.66 ТК РФ), персональный документ, отражающий качество работы и информацию о работе человека, а также его профессиональный стаж. Книжку создает первый официальный работодатель. За правильное ведение трудовой книжки отвечает наниматель. Ведение трудовых документов для компании или частного предпринимателя является обязательным, только молодые специалисты без какого-либо опыта работы вообще могут быть приняты без трудовой книжки, а также люди, которые трудятся по совместительству.

Зачем нужна трудовая книжка, ее приобретение и оформление

Запись в трудовой в книжке, как заполнить – правила ведения

Функции, выполняемые трудовой книжкой, следующие:

  • Из нее можно узнать о причинах увольнения сотрудника с предыдущих мест работы, о награждениях, о стаже
  • Трудовая книжка требуется для расчета пенсии

Работодатель должен предоставить сотруднику трудовую книжку, если он нанимается впервые после окончания ВУЗа или иного учебного заведения.

Работник должен обратиться в отдел кадров с просьбой завести ему трудовую книжку в письменном виде.

При оформлении трудовой книжки молодой специалист должен присутствовать лично, а оформить ее обязаны в первые пять дней работы сотрудника. Плата за создание ТК взимается с работника (п.47 правил оформления), но не всегда:

  • ТК оформили неверно;
  • ТК потеряли;
  • Потеряли множество ТК из-за чрезвычайного происшествия;

Во всех этих случаях расходы на чистый бланк трудовой книжки берет на себя работодатель.

Иногда возникает ситуация, что у нанимаемого работника есть опыт работы, но трудовая книжка потеряна или отсутствует по какой-то другой причине. Сотруднику отделом кадров предприятия оформляется новая ТК, в которую вписывается:

  • Подтверждённый рабочий стаж;
  • Поощрения и благодарности из старой ТК;

Приобретение чистых трудовых книжек — исключительно задача нанимателя, они покупаются в зависимости от количества нанимаемых лиц, которые устраиваются в компанию с отсутствующей книжкой. Бланки ТК может продавать только официальный продавец («ГОЗНАК»), закупка трудовых у иных лиц не предусмотрено трудовым кодекса и является его нарушением, за которое работодатель понесет ответственность ( 5.27 КоАП).
В этой статье мы рассказываем про бухгалтерскую отчетность малого предприятия.

Учет трудовых документов

Запись в трудовой в книжке, как заполнить – правила ведения

  • Журнал учета трудовых книжек. Ведет отдел кадров компании, в него записываются дата принятия работника, анкетные данные, должность, номер приказа о назначении, реквизиты ТК.
  • Книга приходно-расходная. Ведет бухгалтерия предприятия. В этой книге отражаются все операции по покупке бланков трудовых книжек и вкладышей в них, заносятся реквизиты.

Страницы в вышеуказанных документах имеют порядковый номер, прошнурованы, имеют пломбу, печать и подпись руководителя организации. Подробно о ведении данных документов можно узнать в пункте 41 правил Правительства РФ от 2003 года №225.

Ведение и хранение трудовых книжек работников

Запись в трудовой в книжке, как заполнить – правила ведения

Чтобы изменить подчиненного, ответственного за ведение трудовых книжек, следует заключить соглашение приема-передачи. В соглашение вписываются личные данные собственников книжек, количество передаваемых документов. Без подписей сдавшего и принявшего дела, акт считается недействительным.

Хранить трудовые книжки важно в месте, недоступном для третьих лиц. Чаще всего трудовые документы хранят в запирающемся шкафу или сейфе, если правила хранения нарушены, т.е.

документы могут быть подвержены порче в месте хранения, на предприятие могут быть наложены штрафные санкции. Срок хранения трудовых книжек — до увольнения работника.

Срок хранения трудовых документов регламентируется перечнем типовых документов (п. 664, 686 и 695 Перечня):

  • Приходно-расходная книга по учету бланков ТК- 5 лет;
  • Книга учета движения ТК– 75 лет;
  • Невостребованные трудовые книжки – 75 лет;

Инструкция по ведению трудовых книжек

Заполнение новой (пустой) трудовой книжки:

  1. Записи производятся только при помощи шариковойгелевойперьевой авторучки чёрногосинегофиолетового цвета.
  2. Все записи делаются на основании приказа, в трудовую вносится его номер.
  3. Все записи производятся без сокращений и имеют свой номер в пределах раздела.
  4. Использование римских цифр неприемлемо, все даты вписываются арабскими числами.

Заполнение титульного листа трудовой книжки (проверка правильности заполненного)

  • ФИО по паспорту (не сокращаем)
  • Дата рождения. Месяц прописью, число и год — цифрой: 5 декабря 1975 года
  • Образование («высшее профессиональное», «среднее профессиональное»)
  • В именительном падеже специальность («юрист», «учитель»)
  • Дата заполнения (в течение 5 дней после приема на работу)
  • Подпись и ее расшифровка, а также подпись (расшифровка) собственника ТК
  • Печать компании

Сведения о приеме на работу (проверяем правильность заполненного)

Внимание! Перед записью важно поставить печать предприятия и дублировать прописью его реквизиты.

  • Порядковый номер записи
  • Дата приема сотрудника
  • «Принят (а) в (название отдела) на должность (наименование)»
  • Приказ, его номер

Во время увольнения во второй строке записывается дата (последний рабочий день работника), в третьей — повод расторжения рабочих отношений и отсылка к соответствующей статье ТК.

Работа по совместительству и трудовая книжка

Запись в трудовой в книжке, как заполнить – правила ведения

Если поменялись данные собственника ТК

Личная информация в ТК подлежат корректировке, если у работника изменилась анкетная информация. Как происходит смена фамилии в трудовой книжке? Данные, которые изменились, вносятся в ТК при подтверждении соответствующими документами.

Если сотрудница изменила фамилию в связи с замужеством, то подтверждающим документом должно выступить свидетельство о браке. Корректировка информации выполняется путем зачеркивания старой информации и вписывании новой.

С внутренней стороны обложки ставится печать и подписывается руководитель отдела кадров.

Как правильно заверить трудовую книжку?

Запись в трудовой в книжке, как заполнить – правила ведения

Работа без трудовой книжки, неправильные записи

Если сотрудник работает без трудовой книжки и с ним не заключен трудовой договор, то он не устроен официально.

Большое количество нанимателей действуют, пренебрегая законодательством и выдавая заработную плату «в конверте», это позволяют им существенно экономить на налоговых отчислениях.

За такую «экономию» работодатель может быть арестован Федеральной налоговой службой с целью проведения проверки и наложения санкций вплоть до уголовного наказания.

Отказ организации от ведения трудовых книжек или некорректное их ведение является нарушением трудового законодательства, за которое существует штраф в размере от 1000 до 5000 рублей для должностных лиц и порядка 50000 для юридических (Постановление ФАС МО от 26.10.2006 N КА-А40/10220-06). Также контролерами может быть остановлена деятельность компании на срок до 90 суток.

Если наниматель несвоевременно исправляет неправильные записи в трудовой, то он должен возместить работнику ущерб, который равняется периоду, в течение которого сотрудник не мог вести трудовую деятельность.

Образец заполнения и оформления трудовой книжки

Образец титульного листа

Запись в трудовой в книжке, как заполнить – правила ведения

Сведения о работе

Запись в трудовой в книжке, как заполнить – правила ведения 

Увольнение

Запись в трудовой в книжке, как заполнить – правила ведения 

Сведения о награждениях

Запись в трудовой в книжке, как заполнить – правила ведения

Как оформляется отпуск и как начисляются декретные для беременных сотрудниц?

Тонкости ведения кассовых операций с подробными правилами здесь.

Что нужно для открытия кафе: http://svoy-business.com/nachalo-deyatelnosti/vidyi-biznesa/kak-otkryit-kafe-s-nulya.html

Источник: http://svoy-business.com/personal/rabota-s-personalom/pravila-oformleniya-trudovyih-knizhek.html

Правила ведения и заполнения трудовых книжек

Запись в трудовой в книжке, как заполнить – правила ведения

Трудовая книжка – это кадровый документ, в который вносится информация о том сколько, где и на какой должности трудился гражданин. Сегодня наиболее важным являются трудовые договоры и соглашения, которые заключаются между сотрудником и руководителем организации, однако внесение данных об устройстве на работу и увольнении в трудовую книжку до сих пор является обязательным.

Вписывать сведенья в трудовую книжку и вносить корректировки в записи могут только должностные лица, в чьи полномочия входит работа с документами сотрудников.

Это руководители предприятий и организаций, сотрудники отдела кадров и бухгалтерии. Внесение изменений в документ производится согласно Правилам ведения и хранения трудовых книжек.

Сегодня мы подробно расскажем о том, как правильно оформляется этот документ и какие существуют нормы его ведения и хранения.

Закон

Правила, согласно которым в трудовую книжку сотрудника вносятся изменения, регламентируются несколькими документами:

  • Трудовой кодекс РФ – здесь чётко прописано, как работодатель должен вести и хранить документацию, касающуюся сотрудников. Речь здесь идёт обо всех персональных данных, кроме того ТК РФ даёт чёткое определение всех документов связанных с трудоустройством, в том числе трудовой книжки;
  • Постановление «О трудовых книжках» №225 – здесь подробно расписано, как должен выглядеть бланк трудовой книжки, вкладыш, какие должны соблюдаться нормы хранения документа и внесения в него записей;
  • Постановление «Об утверждении инструкции по заполнению трудовой книжки» №69 – наиболее полно отображает алгоритм заполнения всего документа, а так же содержит обязательные к соблюдению рекомендации по исправлению ошибок.
  • КоАП РФ – регламентирует ответственность, которая ложится на сотрудников за несоблюдение правил предусмотренных законом, для обращения с трудовыми книжками.

Сейчас мы более подробно рассмотрим, какие рекомендации содержат эти документы, касательно трудовой книжки, то, как должны вестись записи, и обязательные к соблюдению нормы, которые раскрываются в приведённых выше документах.

Нормы

Согласно правилам ведения и хранения трудовой книжки, вносимые в данный документ записи должны вноситься в бланк шариковой, перьевой или ручкой-роллером. Цвет чернил должен быть чёрным, синим или фиолетовым. Чернила должны быть стойкими к влажности и свету.

Все сведения, указываемые в документе, должны вноситься без сокращений на русском языке или на языке республики, официально установленном в данном регионе РФ.

Сроки заполнения

Согласно ТК РФ, трудовая книжка должна быть заполнена в течение пяти после начала трудовой деятельности и после выхода приказа о приёме на работу. Это касается основного места работы и в том случае, если речь не идёт о гражданско-правовом договоре или о работе на физическое лицо внесение записи в трудовую книжку не законно.

В документ не вносятся сведения о штрафных санкциях, и нарушениях. Запись в трудовой книжке о фактах нарушения может быть произведена, только в том случае, когда происходит увольнение по статье.

Сведения

Все сведения, вносимые в трудовую книжку, должны подкрепляться приказами и официальными документами. За каждой записью касающейся приёма на работу, увольнения, перевода должен стоять номер приказа, согласно которому производится действие относительно сотрудника.

Читайте также:  Увольнение во время отпуска по собственному желанию

В документ вносятся:

  • Сведения о работнике согласно паспорту РФ (единственная информация, вносимая в трудовую, которую не нужно подкреплять ссылкой на приказ);
  • Сведения о выполняемой деятельности;
  • Сведения о переводе;
  • Сведения о квалификации сотрудника;
  • Сведения о награждении;
  • Сведения об увольнении.

Титульный лист

Давайте подробно рассмотрим, какие данные вносятся в трудовую книжку при её заведении. Основным здесь является заполнение титульного листа документа, который является  персонализирующим аспектом содержания документа.

В титульник вносятся следующие сведенья:

  • ФИО работника. В случае изменения этих данных производится аккуратное зачёркивание старых, и дополнение актуальными сведеньями, со ссылкой на документ, на основе которого вносятся изменение. Документ о смене данных вписывается на внутреннюю часть обложки, ставится подпись внесшего изменение и печать организации;
  • Дата рождения;
  • Образование сотрудника. Сюда вписывается образование на основании документов, предоставляемых сотрудником. Если он проходит дополнительные курсы, по улучшению навыков, или получает дополнительное образование, то данные дополняются;
  • Специальность. В именительном падеже указывается специальность сотрудника, на основании документов об образовании.
  • Дата заполнения титульного листа;
  • Подпись, расшифровка подписи должностного лица;
  • Печать организации.
    Запись в трудовой в книжке, как заполнить – правила ведения

Сведения о трудоустройстве

При внесении сведений о приёме на работу стоит соблюдать следующие правила. Если будет допущена ошибка, при оформлении данных записей, то за нею должна последовать запись о том, что предыдущая запись является не действительной, затем вносится правильная запись. Все 3 записи нумеруются в таких случаях отдельно.

Сведения о приёме сотрудника на работу должны быть внесены в раздел «Сведения о работе», согласно следующему порядку:

  • В 1 графе указывается порядковый номер записи;
  • Во 2, дата зачисления работника в организацию;
  • В 3 графе пишется следующее – «Принят/Принята в отдел (указывается название) на должность (указывается должность)»;
  • В 4 графе указывается номер и дата документа, на основании которого сотрудник принят на работу.
  • В 3 графе так же указывается название организации, её реквизиты, ставится печать.

Совместительство

Согласно ТК РФ, запись о работе по совместительству – не является обязательной, однако для удобства подсчёта стажа по трудовой книжке, сотрудник вправе обратиться по месту основной трудовой занятости, с заявлением о внесении дополнительной информации.

Сотруднику необходимо будет предоставить заверенную руководителем копию трудового договора и заявление на внесение изменений. Уполномоченный сотрудник должен внести сведения о приёме на работу в трудовую книжку работника.

Запись в трудовой в книжке, как заполнить – правила ведения

Перевод

Случается такое, что сотрудник переходит из одного отдела в другой, внутри организации. Для этого предусмотрен следующий алгоритм внесения изменений в трудовую книжку:

  • 1 графа – номер записи;
  • 2 графа – дата зачисления на новую должность;
  • В 3 графе – «Переведён/Переведена в отдел Х на должность Х»;
  • В 4 графе – номер и дату документа о переводе.
    Запись в трудовой в книжке, как заполнить – правила ведения

Увольнение

В случае увольнения, в трудовую книжку должно быть вписано следующее:

  • 1 графа – номер записи;
  • 2 графа – дата;
  • В 3 графе указывается следующее – «Уволен по (здесь причина увольнения, если это нарушение, то вносится информация о статье ТК, на основании которой производится увольнение)»;
  • 4 графа – номер дата документа об увольнении;
  • Запись подкрепляется печатью и подписью должностного лица и подписью сотрудника.
    Запись в трудовой в книжке, как заполнить – правила ведения

Если сотрудник не явился в организацию для получения трудовой книжки, то руководитель или уполномоченное лицо должны известить сотрудника о том, что документ нужно забрать, или же дать разрешение на отправку трудовой книжки почтой. После отправки уведомления, все полномочия по хранению документа снимаются с организации.

Хранение

Трудовые книжки сотрудников должны храниться в специально отведённом месте не доступном неуполномоченным лицам. Обычно их хранят в сейфе или в закрывающемся на замок шкафу. Если трудовые книжки были испорчены в результате хранения, то организация может быть оштрафована.

Должна иметься специальная книга учёта трудовых книжек. Каждый сотрудник, зачисляемый в штат, или получающий на руки трудовую книжку, должен поставить в ней роспись. Книги учёта, в свою очередь являются важным документом. Они должны быть пронумерованы, прошиты и заверены в соответствии с общими правилами.

Сроки хранения и учёта трудовых книжек выглядят так:

  • Хранение невостребованных трудовых книжек – 75 лет;
  • Книга учёта движения трудовых книжек – 75 лет (содержит данные о хранении и выдаче книжек);
  • Приходно-расходная книга учёта бланков трудовых книжек – 5 лет.

Копии и дубликаты

Копии трудовых книжек порой требуются для подтверждения занятости. Не достаточным будет просто скопировать титульный лист и нужную информацию. Копия должна быть заверена руководителем организации или уполномоченным лицом. Такая копия действует в течение месяца с момента заверения.

Если вы не ведёте трудовую деятельность, и вам требуется предоставить копию трудовой книжки, то вам всё равно придётся заверить её. Для этого стоит обратиться в нотариальную контору, где вам могут заодно помочь с оформлением копии трудовой книжки.
Запись в трудовой в книжке, как заполнить – правила ведения Запись в трудовой в книжке, как заполнить – правила ведения

Дубликат трудовой книжки выдаётся работодателем, по факту заявления об утере. В дубликате будет отражена общая информация о сроках работы в разных организациях, без указания должностей и наград.

Для восстановления информации от вас потребуются копии договоров о приёме на работу и прочих документов подтверждающих сроки ведения трудовой деятельности.

Если книжка утеряна работодателем, то все полномочия по сбору документации ложатся на него.

Источник: https://trudinsp.ru/pravila-vedeniya-i-zapolneniya-trudovyh-knizhek.html

Как заполнить трудовую книжку в первый раз

Трудовая книжка – это основной документ, который подтверждает стаж и трудовую деятельность человека.

В соответствии с существующими нормами законодательства, работодатель должен заводить трудовую книжку на каждого сотрудника, который работал в организации более пяти дней, если для этого сотрудника работа в компании является основной.

Работник при трудоустройстве должен предъявить такую книжку работодателю, а ответственное лицо должно точно знать, как заполнить трудовую книжку первый раз.

Запись в трудовой в книжке, как заполнить – правила ведения

Особенностью трудовой книжки является не только то, что она выступает в качестве удостоверения места работы человека и его рабочего стажа. Трудовая книжка может понадобиться и в некоторых других случаях, таких как получение кредита в банке.

Такая ситуация не требует от человека наличия оригинала трудовой книжки, но сделанная копия должна соответствовать всем требованиям действующего законодательства.

Каждый банк имеет свои особенности и требования, а получение образца будет гарантировать соответствие им всем и сэкономит не только время, но и силы.

Что поменялось в порядке заполнения

Постановлением «Об утверждении Инструкций по заполнению трудовой книжки», утвержденным Министерством социального развития и труда Российской Федерации, были изменены правила заполнения трудовых книжек, появился новый Трудовой кодекс. В связи с этим возникла необходимость заменить не только инструкции по заполнению трудовой книжки работника, но и форму книги по учету вкладышей в трудовые книжки и специальных бланков.

Минтруда утверждает, что кадровиков значительные изменения не коснулись, поскольку в основе нового постановления находились положения, утвержденные правительством в предыдущих инструкциях.

Документ, подтверждающий трудовую деятельность граждан, то есть трудовая книжка, состоит из прежних основных разделов и заполняется на основании официальных документов, принятых государством.

Правда, эти изменения относятся не только к работникам кадровых отделов, но и ко всем людям, которые уходят на пенсию, меняют место работы либо же начинают свою трудовую деятельность. В таких случаях стоит внимательно вчитываться в некоторые положения, чтобы не попасть впросак.

Как заполнить трудовую книжку впервые

Согласно новым требованиям, во время добавления информации в трудовую книжку запрещено использовать любые сокращения. Ведение записей должно происходить подробно.

Причем следить за этими записями обязан не только работник кадрового отдела организации-работодателя, но и непосредственно владелец трудовой книжки.

Запрещено сокращать такие слова, как «приказ», «распоряжение», «переведен» и им подобные.

Правильное заполнение трудовой в первую очередь в интересах владельца этого документа. Поэтому, чтобы не иметь неприятностей в дальнейшем, стоит следить за всеми вносимыми в книжку записями.

Правила оформления титульной страницы, а также внесения изменений в этот раздел регламентируются второй частью инструкции по заполнению данного документа. Как правило, здесь вопросы у сотрудников кадровой службы возникают крайне редко.

При первом заполнении нужно внести такие сведения:

  • фамилию, имя и отчество владельца книжки,
  • дату рождения,
  • образование,
  • профессию и специальность.

После внесения всех этих данных на титульном листе нужно поставить печать организации и подпись работника кадрового отдела, который оформлял данную трудовую книжку. Кроме всего прочего, здесь нужно будет поставить подпись самому ее владельцу. Как видно, это не очень сложно, но все же иногда у новых сотрудников возникают проблемы с заполнением.

Чтобы без проблем заполнить трудовую книжку первый раз, нужно знать, что вписать в графу «Профессия и специальность».

Многие кадровики и бухгалтеры требуют вводить как профессию, так и специальность человека. Но ведь в дипломе, полученном в высших учебных заведениях, в основном указывается только специальность либо профессия. Кроме всего прочего, в дипломе указывается квалификация будущего работника, которую нет необходимости вносить в трудовую книжку.

В этой графе также не нужно указывать должность, на которую устраивается человек. О том, какую информацию вносить в графу «Профессия и специальность», лучше посоветоваться с кадровыми работниками или бухгалтерами из компании, куда человек устраивается на работу.

Внесение изменений в титульный лист

За то время, пока человек будет работать в организации, у него могут поменяться активные данные, которые отображены в трудовой книжке. Он может получить другое образование, изменить фамилию или перейти на новую профессию.

Отражение изменений в трудовой книжке также требует выполнения определенной последовательности действий. Чтобы изменить дату рождения, фамилию, имя или отчество, нужно выполнить простой алгоритм. Старые данные зачеркиваются одинарной чертой, а новые вписываются рядом. Этого требует пункт 2.

Читайте также:  Как рассчитать компенсацию за неиспользованный отпуск

3 Инструкции, в которой описана процедура заполнения трудовой книжки.

Естественно, стоит помнить, что изменения в трудовую книжку могут вноситься только на основании определенных документов, к которым относятся:

  • свидетельство о рождении;
  • свидетельство о расторжении брака;
  • паспорт;
  • свидетельство о браке;
  • свидетельство об изменении имени, отчества или фамилии и т.д.

Для подтверждения достоверности внесенных данных необходимо на внутренней стороне обложки указать ссылку на дату и номер документа, который послужил основанием для изменений.

Такая ссылка заверяется подписью сотрудника кадрового отдела или специального уполномоченного лица. Также здесь должна стоять печать кадровой службы предприятия или общая организации.

Как и в любом другом документе, она служит гарантией достоверности информации.

Информация о получении нового образования или профессии вносится посредством дополнения существующей информации или же заполнения соответствующих пустых строк без зачеркивания устаревшей информации. Стоит заметить, что в инструкции не имеется никаких заметок относительно указания ссылки на документ, подтверждающий получение нового образования.

Заполнение «Сведений о работе»

Запись в трудовой в книжке, как заполнить – правила ведения

В статье 20 Трудового кодекса РФ сказано, что работодателем – юридическим лицом – не может быть структурное подразделение организации, то есть представительство или филиал. Если же человек устраивается на работу в филиал, тогда сведения о месте его работы должны включаться в трудовой договор. Именно поэтому в трудовой книжке нужно указывать информацию о наименовании организации, а представительство или филиал вносят в запись о приеме на работу.

В первой графе на следующей строке ставят порядковый номер записи, а в следующей – дату трудоустройства. Третья графа содержит в себе информацию о принятии человека на работу или назначении его в какое-то структурное подразделение организации.

Здесь указывается конкретное наименование должности, на которую принимают человека, его профессия, специальность и наименование подразделения.

В графу 4 нужно занести номер и дату соответствующего распоряжения или приказа, которые подтверждают принятие сотрудника на работу.

Корректировка «Сведений о работе»

Все бухгалтеры и кадровики знают, что неправильная запись в трудовой книжке может быть без труда исправлена. Но нужно знать, как это делать, в противном случае трудовую книжку можно испортить, а значит, и стаж будет аннулирован. Практика показывает, что ошибки у людей, осуществляющих заполнение трудовой книжки первый раз, чаще всего встречаются именно в разделе «Сведения о работе».

Правила, описанные в инструкции, гласят о том, что неправильные записи нельзя зачеркивать ни в коем случае. Для исправления неверной информации должна производиться новая запись, которой присваивается следующий порядковый номер.

Во второй графе указывается дата правильной записи.

В третью графу необходимо внести замечание о признании записи недействительной, с указанием ее номера, тогда как в 4 графе дублируется дата и номер приказа или прочих решений работодателя.

Кто вносит исправления?

В 27 пункте Правил заполнения трудовой говорится: исправления в трудовую книжку должны вноситься тем работодателем, которым была допущена ошибка. Но новый работодатель имеет полное право внести исправления в трудовую на основании документов предыдущей организации. Среди таких документов стоит выделить копии приказов об увольнении и приеме человека на работу.

Неприятности могут возникнуть у человека, если организация, допустившая ошибку, была либо ликвидирована, либо реорганизована. Решение данной проблемы содержится в 28 пункте Правил. В случае, если речь идет об организации, исправления вносятся правопреемником, а если организация была ликвидирована, – то новым работодателем на основании соответствующих документов.

Последним, достаточно важным моментом при заполнении раздела «Сведения о работе» является особенность записей об увольнении.

Когда человек увольняется с места работы, все записи, которые были внесены в трудовую книжку за период его работы, должны быть заверены подписью работодателя, его печатью и подписью владельца трудовой книжки.

В некоторых случаях подпись со стороны работодателя может ставить специально уполномоченное лицо. Подпись работника может находиться возле подписи работодателя или же переноситься на следующую строку.

Дубликат трудовой книжки

Согласно установленным инструкциям и правилам, дубликат трудовой книжки может делаться в трех случаях.

Утрата документа

Первый предполагает утрату трудовой книжки работником. Такой вариант развития событий может иметь достаточно плачевные последствия, особенно если речь идет о сотруднике, который впервые устроился на работу. Это может стать причиной неприятностей даже у многих опытных работников.

Запись в трудовой в книжке, как заполнить – правила ведения

Для начала записывают суммарный стаж работы. Сюда входит сумма лет, месяцев и дней работы человека без уточнения должностей, названия организации и периодов работы. После этого стаж работы должен быть расшифрован по отдельным периодам.

Соответственно, в графу 2 вносят дату приема на работу, в третью графу – наименование организации, в которой сотрудник работал, его профессию и специальность, а в графе 4 – номер, дату и название документа, на основании которого человек был принят на работу.

Если документы, которые послужили основанием внесения записей в трудовую книжку, не располагают полными сведениями о прошлой работе, то в дубликате трудовой вносятся лишь подтвержденные данные.

Недействительная запись

Вторая ситуация, когда работник имеет право получить дубликат своей трудовой книжки, предполагает наличие в документе записи о переводе на другую работу, которая была признана недействительной.

В таком случае работник должен подать соответствующее письменное заявление работодателю.

Затем он получает дубликат трудовой книжки, в которой последовательно перечисляются все записи, за исключением недействительной.

Неудовлетворительное состояние трудовой

Последний случай – когда трудовая книжка просто пришла в негодность – обгорела, порвалась и т.д. Порядок выдачи трудовой книжки в таком случае мало чем отличается от ситуации, когда она была признана недействительной. То есть сотрудник пишет соответствующее заявление, после чего получает от работодателя дубликат своей трудовой книжки со всеми действительными записями.

Источник: https://opersonale.ru/kadrovyj-uchet-i-deloproizvodstvo/trudovaya-knizhka/kak-zapolnit-trudovuyu-knizhku-v-pervyj-raz.html

Как правильно и без ошибок заполнить трудовую книжку

Запись в трудовой в книжке, как заполнить – правила ведения

К сожалению, не всегда работники отдела кадров или лица, уполномоченные заниматься такой деятельностью, знают все тонкости ведения этого документа. Поэтому данная статья, в которой мы подробно разберем требования к заполнению трудовой книжки и некоторые особенности этого документа, будет полезна как самим работникам, так и сотрудникам кадрового отдела.

Требования законодательства

Запись в трудовой в книжке, как заполнить – правила веденияДля начала следует отметить, что на данный момент на территории Российской Федерации существует 2 вида трудовых книжек в зависимости от периода их открытия. Первый вид – это трудовые советского образца, т.е. выданные работнику, который начинал свою деятельность до 2003 года, пока им на смену не пришли книжки второго вида. Трудовые образца 2003 года отличаются незначительно, главным образом внешним видом (меньший размер, иной цвет). И на данный момент всем гражданам, начинающим трудовую деятельность, выдаются книжки именно образца 2003 года.

Порядок заполнения трудовых урегулирован Постановлением правительства, которое устанавливает форму документа, правила его ведения и хранения, и специальной Инструкцией, утвержденной Министерством труда в 2003 году, которая подробно описывает, как именно следует заполнять трудовую и что делать в случае ошибочной записи. Помимо этого, статус трудовой книжки как основного документа работника, подтверждающего его специализацию и стаж, определен Трудовым кодексом.

Чтобы подчеркнуть всю серьезность документа, устанавливается административная ответственность за несоблюдение правил ведения и хранения трудовой книжки (Кодекс об административных правонарушениях).

Итак, мы разобрали, в каких НПА можно ознакомиться с требованиями законодательства к трудовым книжкам. Далее рассмотрим, какие правила установлены для заполнения трудовой.

Правила заполнения

Запись в трудовой в книжке, как заполнить – правила ведения

Установлен специальный срок, в который работодатель обязан сделать отметку в трудовой книжке новоприбывшего сотрудника. Согласно требованиям нормативных актов, трудовая книжка ведется на каждого сотрудника, который проработал больше пяти дней. Все записи делаются в течение недельного срока с момента совершения действия, требующего регистрации в трудовой книжке (прием на работу, перевод, награждение и т.д.), кроме записи об увольнении, которая делается непосредственно в день выхода приказа об увольнении.

Все записи в книжке делаются на русском языке. Исключение составляют республики, входящие в состав РФ, которые установили иной государственный язык. На территории таких республик работодатели могут выбрать язык, на котором вести записи (русский или государственном язык республики).

Для записей можно использовать перьевые, шариковые и гелевые ручки. Чернила могут быть синего, черного или фиолетового цвета, но желательно, чтобы они были водостойкими и не выцветали со временем.

Важно отметить, что в записях не допускаются какие-либо сокращения

Источник: http://ZnayDelo.ru/buhgalteriya/kak-zapolnit-trudovuyu-knizhku.html

Внесение пропущенной записи в трудовую книжку

Запись в трудовой в книжке, как заполнить – правила ведения

Главным документом, который может подтвердить рабочий стаж, является трудовая книжка. Если пропущена запись в трудовой книжке нужно знать, как исправить такую ситуацию. Конечно, такой документ – не единственный, который может подтвердить стаж (есть приказы о назначении и увольнении, копии лицевых счетов и другие). Но если не будет, например, строки об увольнении с предыдущего места работы, внести сведения относительно приема на другую не выйдет.

Обязанность работодателя

Что делать, если запись в трудовую книжку не внесена? Стоит волноваться не только человеку, в чьем документе не заполнены нужные строки, но и работодателю. Вносить отметку о принятии, переводе, расчете сотрудника обязан именно он. А главным документом является трудовая книжка.

Обязанность относительно заполнения, внесения данных и разрешения ситуации, как внести пропущенную запись в трудовую книжку, регламентируется Правилами ведения трудовых книжек, утвержденными Правительством и Инструкцией, выданной Минтруда.

Заполнение бланка, в том числе нового – также обязанность того, кто принимает на работу, пропускать ничего нельзя. Есть ряд правил заполнения, которые не могут нарушаться.

  1. На основной странице не может быть ошибок, в том числе зачеркивания и исправлений.
  2. При порче бланка неправильной записью замена происходит за счет работодателя.
  3. Каждая новая строка информации имеет порядковый номер по очереди.
  4. Нельзя зачеркивать записи: неправильные данные подписываются «недействительные», под ними вносятся правильные.
  5. Если данные не внесены (например, о переводе), и за ней появилась следующие, недостающие сведения вписываются в следующую строку с очередным порядковым номером.
Читайте также:  Испытательный срок при заключении срочного трудового договора

У работника часто возникает вопрос, можно ли внести информацию, которую упустили кадровики. Это сделать необходимо, причем нанимателю, который обнаружил ошибку.

Частые ошибки

Внесение пропущенной записи в трудовую книжку осуществляется в фирме, где она была допущена. Образец внесения данных, даже корректирующих, не отличается от стандартного порядка.

Чтобы сделать новую отметку, нельзя перечеркивать уже существующие. В этом случае указывается, что данные под порядковым номером №Х считать недействительными.

Самые распространенные ошибки при оформлении бланка:

  • ошибки в написании порядкового номера;
  • описка в дате, которая указывается во второй графе;
  • один из вариантов неточности – если работодатель внес некорректную формулировку причины увольнения (этот пункт должен соответствовать норме закона и статье Трудового кодекса);
  • часто кадровики «забывают» внести данные относительно перехода с работы по совместительству на постоянную основу;
  • другие описки, в том числе грамматические ошибки.

Любые неточности в таком важном документе нужно исправлять как можно быстрее, причем руками нанимателя и его же ресурсами.

Если сведения не занесены

Вносим запись, если ее пропустили – это единственное правильное решение. Самые распространенные ситуации следующие.

  1. Строка о приеме есть, а о расчете – нет. При увольнении каждый человек должен контролировать внесение данных: если их умудрились пропустить, нужно сразу обращаться в отдел кадров.
  2. Нет информации относительно перевода на другую должность. Так как в процессе перевода на руки книжка не выдается, это удастся узнать только при увольнении, и если соответствующий пункт упустили, то его нужно вписать.

Важно! Внесение недостающих сведений – задача работодателя независимо от того, бывший он или новый. В отделе кадров предприятия, куда устраивается работник, тоже могут внести данные на основе приказа об увольнении с прошлого места. Такая ситуация возможна, только если на предыдущем месте это сделать невозможно.

Порядок внесения пропущенной отметки

Пропущенные данные вносятся в следующую строку после заполненной независимо от того, как давно был совершен пропуск. В этом случае нет смысла указывать, что предыдущие записи недействительны, так как потом придется дублировать все эти недействительные строки.

Делается все это в таком порядке:

  • номер п/п;
  • дата внесения;
  • информация о событии – перевод, увольнение, прием на работу;
  • последняя графа – данные о дате и номере приказа, на основании которого вписываются сведения.

Если данные не внесены до увольнения с конкретного места работы, проводится учет по тем же правилам, но печать после не ставится. Заверение всех пунктов по конкретному месту работы будет осуществляться печатью в момент увольнения.

Подлинность внесенной информации независимо от того, кто ее записывает и через какое время после пропуска, подтверждается документами – приказами относительно такого действия бывшего или текущего нанимателя.

Пропуск (невнесение) информации в трудовую книжку – нарушение законодательства в сфере трудоустройства со стороны работодателя. Отвечать за исправление неточностей, исправлять ошибки и вносить пропущенные данные обязан работодатель лично или специалист отдела кадров. Конечно, сотрудник должен и самостоятельно контролировать правильность внесения данных в его документ.

Внесение изменений в трудовую книжку при пропущенной записи

Есть и еще одна процедура, которую часто путают с внесением изменений и исправлений в трудовую книжку. Это аннулирование испорченного бланка и оформление нового, если при первичном оформлении книжки кадровик по неосторожности внес туда неверную запись.

Даже опытный кадровый специалист может ошибиться, например, в дате рождения работника и вместо «11.10.1978» написать «11.10.1987». Довольно часто встречается неверное написание некоторых фамилий, имен, отчеств.

У кадровиков есть даже примерный перечень имен, при написании которых рекомендуется быть особо внимательными: Марианна и Марьяна, Диана и Дина, Геннадьевна и Геннадиевна, Аристова и Арестова и т. п.

Поскольку законом не предусмотрена процедура исправления неверно внесенной записи на титульном листе трудовой книжки, здесь не остается ничего другого, как списать испорченный бланк и заполнить новый.

В данном случае пропущенные записи нужно просто внести отдельным блоком. Т.е. после последней записи о переводе внести за новым порядковым номером пропущенную запись о переименовании должности работника.

Читайте так же:  Дисконтированный денежный поток

Какой вариант исправлений выбрать зависит от вас. Подробнее в материалах Системы:

  1. Ситуация: Как внести в трудовую книжку запись, пропущенную предыдущим работодателем

Однозначного ответа на данный вопрос действующее законодательство не содержит. Вместе с тем, положения пунктов 27, 28 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г.

Внесение исправлений в трудовую книжку

Только после этого работнику оформляют увольнение в связи с переводом в другую фирму. В случае внутреннего перевода необходимо сделать специальную запись о том, что специалист переходит в другое подразделение.

  1. после прохождения плановой аттестации сотрудника повысили или понизили,
  2. в связи с медицинским осмотром работнику необходимо сменить место работы,
  3. изменение места работы в связи с переездом самого руководителя.

Такого рода переход сотрудника должен состояться сразу же после освобождения вакансии на предприятии.

Пропущена запись в трудовой книжке. как исправить?

Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225). Запись о временном переводе в трудовой книжке не отражайте.

Инструкции, утвержденной постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69). Подробнее об этом см. Как оформить перевод сотрудника в другую организацию.

Как поступить, если в трудовую книжку не внесена запись о переводе.

Вносим изменения в трудовую книжку

Прежняя запись аккуратно зачеркивается одной чертой, а сверху (снизу либо на той же строке, где есть место) записываются новые данные. Имейте в виду, зачеркнутая запись должна легко читаться.

На внутренней стороне обложки трудовой книжки делается пояснение со ссылкой на документы, на основании которых были внесены изменения, с указанием их номеров и дат.

Помните, что никакие изменения ни в коем случае нельзя делать только со слов владельца трудовой книжки.

Какие же документы служат основанием для внесения изменений? Инструкция называет паспорт, свидетельство о рождении, свидетельство о браке, свидетельство о расторжении брака, свидетельство об изменении фамилии, имени, отчества и другие документы. Текст пояснения заверяется подписью кадровика, который вносил изменения, и печатью организации или кадровой службы.

Как правильно внести изменения в трудовую книжку, если пропущена запись?

Для этого в графе 3 раздела «Сведения о работе» укажите наименование организации, а затем: — в графе 1 поставьте следующий порядковый номер; — в графе 2 — дату; — в графе 3 признайте запись об увольнении недействительной, внесите правильную; — в графе 4 укажите реквизиты документа, на основании которого произведена запись. Если запись об увольнении не заверена печатью организации или подписью должностного лица, уполномоченного на это, у работника могут возникнуть проблемы с подтверждением стажа работы.

Скорее всего, ошибку заметит кадровик на новом месте работы и посоветует исправить. Работник придет к прежнему работодателю. Но поставить печать и внести сведения о лице, ответственном за заполнение трудовых книжек, можно лишь до того момента, как сделана запись о приеме на новую работу.

Если в трудовой книжке уже имеются другие записи, то ничего исправлять не нужно.

Ошибки в трудовых книжках? исправляем (шадрина т.в.)

Если организация, которая произвела неправильную или неточную запись, реорганизована, исправление производится ее правопреемником, а в случае ликвидации организации — работодателем по новому месту работы на основании соответствующего документа.

Если неправильная или неточная запись в трудовой книжке сделана работодателем — физическим лицом, являющимся индивидуальным предпринимателем, и деятельность его прекращена в установленном порядке, исправление производится работодателем по новому месту работы на основании соответствующего документа.

Важно, что исправленные сведения должны полностью соответствовать документу, на основании которого были внесены исправления. В случае утраты такого документа либо несоответствия его фактически выполнявшейся работе исправление сведений о работе производится на основании других документов, подтверждающих выполнение работ, не указанных в трудовой книжке (п.

В таком случае рекомендуем выдать работнику документ, подтверждающий период работы в данной организации. Ну и пару слов скажем о ситуации, когда запись об увольнении была внесена по ошибке.

Такая запись не понравится работнику, хотя она никак не повлияет на подсчет стажа и не повлечет за собой применение мер ответственности к работодателю. Тем не менее признайте ее недействительной, а когда работник на самом деле соберется увольняться — тогда и внесите верную запись.

Подведем итог Нормативные акты, регламентирующие порядок заполнения и ведения трудовых книжек, недостаточно четко регулируют вопросы внесения изменений в этот документ, установлен лишь общий порядок. Однако в большинстве случаев мы руководствуемся именно ими и признаем ошибочную запись недействительной, а затем вносим верную.

Такой способ применим и в случае, когда допущена орфографическая ошибка или неверно указана дата.

Внесение изменений в трудовую книжку при пропущенной записи

Источник: https://lpk-sharya.ru/vnesenie-propushhennoj-zapisi-v-trudovuyu-knizhku/

Ссылка на основную публикацию